Octoserv Dokumentation

Octoserv ist eine Integrated Revenue Orchestration & Multichannel Engagement Platform – eine zentrale Datendrehscheibe und Middleware, die zwischen Ihren Systemen und Kanälen vermittelt.

Die Plattform sammelt Interessenten- und Kundendaten aus unterschiedlichsten Quellen, strukturiert und bereinigt sie automatisch, qualifiziert und bewertet jeden Kontakt über frei definierbare Scoring-Mechanismen und spielt die Ergebnisse direkt in Ihre bestehenden Systeme zurück – ob CRM, ERP, Marketing-Automation oder Shop.

Octoserv ist die Weiterentwicklung der ehemaligen DComSuite. Der zentrale Unterschied: eine neue, zentralisierte CRM- und Steuerungsoberfläche, die erstmals ein vollständiges Echtzeitbild aller Leads, Interaktionen und Vertriebschancen ermöglicht. Damit vereint Octoserv die Kernfunktionen dreier internationaler Systemklassen in einer Plattform:

• Marketing Automation Platform (MAP) – Lead-Nurturing, Funnel-Prozesse, Multichannel-Kampagnen und Score-basierte Priorisierung
• Revenue Operations (RevOps) – Orchestrierung von Marketing, Vertrieb und Service über ein einheitliches Datenmodell mit operativer CRM-Oberfläche
• Customer Data Platform (CDP) – Konsolidierung aller Interaktionen aus Ads, Web, Events, Außendienst und sozialen Kanälen zu aktivierbaren Echtzeitprofilen

Von der Datenerfassung bis zur Rückgabe an Ihre Systeme – in fünf automatisierten Schritten:

Ein Alleinstellungsmerkmal von Octoserv: Die automatische, entfernungsbasierte Klassifizierung aller Kontakte nach Postleitzahl-Distanz zum eigenen Unternehmensstandort.

Jeder eingehende Kontakt wird automatisch einer von drei Klassen zugeordnet:

Auf Basis der Postleitzahlen-Entfernung priorisiert Octoserv Leads geographisch – ein Faktor, der direkt in das Ranking-System einfließt. Damit wissen Vertrieb und Außendienst sofort, welche Kontakte in der Nähe sind und welche eine längere Anfahrt erfordern.

Gebietszuordnung ohne manuellen Aufwand: Octoserv weist eingehende Kontakte automatisch dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zu – basierend auf konfigurierbaren Postleitzahl-Zonen.

• Automatische Zuweisung – Jeder neue Kontakt wird anhand seiner PLZ dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet
• Round-Robin-Verteilung – Bei mehreren Mitarbeitern pro Zone sorgt ein Rotationsverfahren für gleichmäßige Auslastung
• Konfigurierbare Zonen – PLZ-Bereiche können pro Vertriebsmitarbeiter individuell definiert werden
• Territory Management – Gebietsverantwortung wird systemseitig abgebildet, nicht in Tabellenkalkulationen

Besonders für Außendienstteams, die unterschiedliche Regionen betreuen, schafft diese Funktion sofortige Klarheit: Wer ist zuständig? Wer bekommt den nächsten Lead? Ohne manuelle Sortierung, ohne Rückfragen.

Jeder Kontakt erhält einen Score von 0 bis 100 – automatisch berechnet, visuell dargestellt und täglich aktualisiert. Das Ampelsystem macht die Bewertung auf einen Blick sichtbar:

Kontakte mit Status „Kunde“ erhalten automatisch den blauen Punkt mit dem Kürzel „KD“ – ohne Score-Berechnung, sofort sichtbar in der Kontaktliste.

9 Bewertungsfaktoren – das Gesamtbild zählt

Während andere Systeme nur E-Mail-Öffnungen zählen, analysiert Octoserv 9 verschiedene Signale:

• E-Mail-Engagement – Öffnungsrate, Klickrate und Aktualität des letzten Engagements
• Funnel-Events – Aktivität in automatisierten Prozessen und Kampagnen
• Seitenbesuche – Webseitenbesuche und Formular-Abgaben (Formulare zählen besonders)
• Aktualität – Ohne neue Aktivität sinkt der Score über Zeit automatisch ab (Decay)
• PLZ-Klasse – Die geographische Distanzklassifizierung (A/B/C) fließt direkt ein
• Dubletten-Status – Ist der Kontakt eindeutig oder möglicherweise doppelt?
• Lead Score – Regelbasierte Bewertung (Kontaktdaten-Vollständigkeit, Status-Regeln)
• Funnel-Fortschritt – Nicht nur wie oft ein Kontakt aktiv war, sondern wie weit er gekommen ist
• Aktivitätsdichte – Feld-Änderungen, Tags, Notizen – erfasst jedes Engagement-Signal aus dem Journal

Scores werden per Cron-Job täglich neu berechnet und bei Aktivitäten in Echtzeit aktualisiert. Alle Gewichtungen sind unter Funktionen → Ranking frei konfigurierbar.

Octoserv richtet sich an kleine bis mittelständische Unternehmen mit erklärungsbedürftigen Angeboten und mehreren Kontaktkanälen – unabhängig davon, ob ein klassischer Vertrieb existiert oder nicht. Entscheidend ist die Herausforderung, Interessenten richtig einzuordnen, zu qualifizieren und zum richtigen Zeitpunkt zu handeln.

„Wir verlieren keine Interessenten, weil sie schlecht sind – sondern weil wir ihren Zustand nicht sauber einschätzen können.“

Gleicher Schmerz, andere Symptome – beide Unternehmenstypen finden sich in diesem Satz wieder.