Einstellungen

Im Bereich „Einstellungen“ konfigurieren Sie alles rund um Benutzer, Berechtigungen, E-Mail-Versand, Design und Sicherheit. Je nach installierten Modulen stehen bis zu 23 Unterseiten zur Verfügung:

Benutzer – Benutzer anlegen und Berechtigungen vergeben
Rollen – Berechtigungsvorlagen erstellen
Systemrollen – Systemseitige Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten (nur Admin)
System – Systemweite Einstellungen und Cache leeren
Gruppen – Benutzer in Gruppen organisieren
Flowsteuerung – Schalter für Kampagnen und Automatisierungen
SMTP – E-Mail-Versand für Systemnachrichten einrichten
E-Mail – Globale Standardwerte für den Rechtsfooter in E-Mails (Firmendaten, Datenschutz, Impressum)
Kalender-Sync – Google Kalender-Integration konfigurieren
Usersync – E-Mail und Kalender pro Mitarbeiter verbinden
Sicherheit – Login-Schutz und IP-Sperren (nur Admin)
Cron-Job – Automatische Hintergrundprozesse
Design – Logo, Branding und Navigations-Reihenfolge anpassen
SalesStats – Dropdown-Werte, Status-Farben und Statuslevel konfigurieren
Pipelines – Übersicht der Vertriebspipeline: Stufen, Belegung und Werte
n8n Verbindung – Automatisierungsserver und Leads-Datenbank anbinden
Journal – Anzeigefilter für das Aktivitätsprotokoll
Ads Performance – Conversion-Tracking für Meta und Google konfigurieren (nur Admin)
Telefonie – VoIP-Integration einrichten (nur Admin, nur mit Telefonie-Modul)
LiveChat – Chat- und Support-System konfigurieren (nur Admin, nur mit LiveChat-Modul)
Finanzen / Lexware – Buchhaltungsanbindung konfigurieren (nur Admin, nur mit Finanzen-Modul)
OctoPages – KI-Landingpage-Builder konfigurieren (nur Admin, nur mit OctoPages-Modul)
Administrator – Lizenzierte Features und Firmenadmin-Berechtigungen verwalten (nur Admin)
Profil – Persönliche Benachrichtigungseinstellungen

Einstellungen-Untermenue mit allen Unterseiten — Einstellungen-Untermenü mit allen Unterseiten

Benutzer

Unter Einstellungen › Benutzer verwalten Sie alle Mitarbeiter, die Zugang zum CRM haben.

Hinweis: Die Benutzeranlage muss vom Systemadministrator unter Einstellungen › Administrator › System aktiviert worden sein. Ist sie deaktiviert, können keine neuen Benutzer angelegt werden.

Neuen Benutzer anlegen

Klicken Sie auf Neuer Benutzer.
Geben Sie Benutzername (Pflichtfeld) und E-Mail (Pflichtfeld) ein.
Setzen Sie ein Passwort oder klicken Sie auf Passwort generieren.
Optional: Aktivieren Sie Benutzer benachrichtigen – der neue Benutzer erhält dann eine Willkommens-E-Mail.
Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Der Benutzername kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden. Der öffentlich angezeigte Name lässt sich aber jederzeit über „Öffentlicher Name“ anpassen.

Benutzer bearbeiten

Klicken Sie in der Benutzertabelle auf den Bearbeiten-Button. Im sich öffnenden Fenster können Sie Name, E-Mail, Spitzname, öffentlichen Anzeigenamen und die E-Mail-Signatur ändern.

Berechtigungen vergeben

Unterhalb der Benutzertabelle finden Sie die Berechtigungsmatrix. Jede Berechtigung ist eine Checkbox, die Sie direkt an- oder abhaken können. Änderungen werden sofort gespeichert.

Berechtigung	Was bewirkt sie?
Farbe	Individuelle Farbe für den Benutzer (z.B. in Kalender und Auswertungen)
Zugänge	Legt fest, welche Navigationspunkte der Benutzer sehen darf
Kontakte	Sieht alle Kontakte (nicht nur eigene). Steuert auch die Sichtbarkeit des Verantwortlichen-Feldes.
Aufgaben	Sieht alle Aufgaben im Dashboard und Kalender
Bearbeiten	Darf Kontakte und Firmen bearbeiten (sonst nur Lesezugriff)
Löschen	Darf Kontakte und Firmen löschen
Status	Darf das Status-Feld ändern
Quelle	Darf das Quell-Feld ändern
Pipeline	Darf das Pipeline-Kanban-Board nutzen
Flows	Sieht auch versteckte Kampagnen/Flows
E-Mails	Sieht auch versteckte E-Mail-Kategorien
Views	Kann gespeicherte Ansichten für alle Benutzer freigeben
Alle Anrufe	Sieht in der Telefonie-Übersicht alle Anrufe (nicht nur eigene). Für Teamleitungen, Vorgesetzte und Geschäftsführer.
Ordner	Kann Ordner auf der Dokumentenseite anlegen
Dateien	Kann Dateien auf der Dokumentenseite löschen
Aufg.Mail	Erhält eine E-Mail, wenn ihm eine Aufgabe zugewiesen wird (Standard: aktiv). Kann vom Benutzer selbst unter Einstellungen › Profil geändert werden, sofern nicht gesperrt.
Lead Mail	Erhält eine E-Mail, wenn einer seiner Kontakte zu einem heißen Lead wird. Nur sichtbar/relevant wenn der Benutzer keine globale Kontaktansicht hat.
6-Uhr Mail	Erhält täglich morgens eine Tagesübersicht mit offenen Aufgaben und anstehenden Terminen.
Eingeschr.	Darf eingeschränkte Kontakte sehen. Eingeschränkte Kontakte sind solche, die durch den Administrator per Status oder Quelle als vertraulich markiert wurden und standardmäßig für alle ausgeblendet sind.
Nur Eingeschr.	Sieht ausschließlich eingeschränkte Kontakte — normale Kontakte werden ausgeblendet. Nur sinnvoll in Kombination mit „Eingeschr.“ aktiv.

Hinweis: Administratoren haben automatisch alle Berechtigungen.

Eingeschränkte Kontakte konfigurieren

Oberhalb der Berechtigungsmatrix befindet sich der Block Eingeschränkte Kontakte. Hier legt der Administrator fest, welche Status- und Quell-Werte Kontakte als „eingeschränkt“ markieren.

Wählen Sie einen oder mehrere Status-Werte aus (z.B. „Jobanfrage Internat“).
Optional: Wählen Sie eine oder mehrere Quell-Werte aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Ab sofort sind Kontakte mit diesen Werten für alle Benutzer unsichtbar — außer für Administratoren und Benutzer mit der Berechtigung Eingeschr..

Hinweis: Die Auswahl erfolgt über Chips (klickbare Schaltflächen). Aktivierte Chips sind dunkel eingefärbt und mit einem Häkchen versehen. Dieser Filter kann auch vom Firmenadmin eingestellt werden.

Navigationszugänge steuern

Klicken Sie in der Berechtigungsmatrix auf den Button Zugänge eines Benutzers. Im sich öffnenden Fenster legen Sie fest, welche Navigationspunkte für diesen Benutzer sichtbar sind. Mit „Alle auswählen“ aktivieren Sie schnell alle Punkte.

Rollen

Unter Einstellungen › Rollen erstellen Sie Berechtigungsvorlagen. Wenn Sie einer Rolle Berechtigungen zuweisen und diese dann einem Benutzer zuordnen, werden die Berechtigungen kopiert.

Rolle erstellen

Klicken Sie auf Neue Rolle.
Vergeben Sie einen Namen (z.B. „Vertrieb Standard“).
Legen Sie die Navigations- und Funktionsberechtigungen fest.
Weisen Sie im Bereich „Mitarbeiterzuweisung“ die gewünschten Benutzer zu.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Spätere Änderungen an einer Rolle wirken sich nicht automatisch auf bereits zugewiesene Benutzer aus. Aktivieren Sie dafür beim Bearbeiten die Option „Änderungen an bestehende Benutzer übertragen“.

Systemrollen

Unter Systemrollen verwalten Sie die Zugriffsrollen Ihres Octoserv-Systems – Sie können Rollen anlegen, bearbeiten und löschen sowie einzelne Berechtigungen gezielt zuweisen. Zusätzlich lassen sich Benutzer direkt einer Rolle zuordnen und Rollenzuweisungen von einem Benutzer auf andere übertragen.

Hinweis: Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite.

Rollenübersicht

Die Rollenübersicht zeigt alle im System vorhandenen Rollen. Neben den Standardrollen des Systems erscheinen hier alle selbst erstellten Rollen, erkennbar am Präfix octoserv_ in ihrer internen Bezeichnung.

Spalte	Bedeutung
Name	Anzeigename der Rolle im System
Interner Bezeichner	Technischer Slug der Rolle (bei neuen Rollen mit Präfix `octoserv_`)
Benutzer	Anzahl der Benutzer, denen diese Rolle aktuell zugewiesen ist
Aktionen	Bearbeiten oder Löschen der Rolle

Neue Rolle anlegen

Navigieren Sie zu Systemrollen › Neue Rolle.
Geben Sie einen Anzeigenamen für die Rolle ein.
Aktivieren Sie per Checkbox die gewünschten Berechtigungen für diese Rolle. Jede Berechtigung kann einzeln ein- oder ausgeschaltet werden.
Klicken Sie auf Rolle speichern.

Hinweis: Der interne Bezeichner (Slug) einer neu erstellten Rolle wird automatisch mit dem Präfix octoserv_ versehen und kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Rolle bearbeiten

Klicken Sie in der Rollenübersicht in der gewünschten Zeile auf Bearbeiten.
Passen Sie den Anzeigenamen oder die Berechtigungen nach Bedarf an.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Wichtig: Änderungen an den Berechtigungen einer Rolle wirken sich sofort auf alle Benutzer aus, denen diese Rolle zugewiesen ist.

Rolle löschen

Klicken Sie in der Rollenübersicht in der gewünschten Zeile auf Löschen.
Bestätigen Sie den Vorgang im erscheinenden Dialogfenster.

Wichtig: Eine gelöschte Rolle kann nicht wiederhergestellt werden. Benutzer, denen ausschließlich diese Rolle zugewiesen war, verlieren damit alle damit verbundenen Berechtigungen. Prüfen Sie vor dem Löschen, welche Benutzer der Rolle zugeordnet sind.

Benutzer einer Rolle zuweisen

Öffnen Sie die gewünschte Rolle über Bearbeiten.
Wechseln Sie zum Reiter Benutzer.
Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Liste aus und klicken Sie auf Benutzer zuweisen.

Profil kopieren

Mit der Funktion Profil kopieren übertragen Sie alle Rollenzuweisungen eines Quell-Benutzers auf einen oder mehrere Ziel-Benutzer. Dies ist nützlich, wenn neue Benutzer exakt dieselben Zugriffsrechte wie ein bestehender Benutzer erhalten sollen.

Navigieren Sie zu Systemrollen › Profil kopieren.
Wählen Sie unter Quell-Benutzer den Benutzer aus, dessen Rollenzuweisungen übertragen werden sollen.
Wählen Sie unter Ziel-Benutzer einen oder mehrere Benutzer aus, auf die das Profil übertragen werden soll.
Klicken Sie auf Profil kopieren.

Wichtig: Beim Kopieren eines Profils werden die bisherigen Rollenzuweisungen der Ziel-Benutzer vollständig überschrieben. Die Ziel-Benutzer erhalten danach ausschließlich die Rollen des Quell-Benutzers.

System

Unter Einstellungen › System finden Sie systemweite Einstellungen und die Cache-Verwaltung.

Cache leeren

Scrollen Sie zum Bereich System-Cache.
Klicken Sie auf Cache leeren.
Warten Sie auf die Erfolgsmeldung.
Laden Sie die Seite im Browser neu (F5) oder führen Sie einen Hard Reload durch (Strg+Shift+R).

Wann sollten Sie den Cache leeren?

Menüpunkte fehlen in der Navigation
Gelöschte Ansichten erscheinen noch
Änderungen an Einstellungen werden nicht sichtbar
Nach einem Modul-Update

Gruppen

Unter Einstellungen › Gruppen organisieren Sie Benutzer in logische Einheiten. Erstellen Sie eine Gruppe mit Name und optionaler Beschreibung und weisen Sie die gewünschten Mitglieder zu.

Flowsteuerung

Unter Einstellungen › Flowsteuerung erstellen Sie Schalter und Checkboxen, mit denen Kampagnen und Automatisierungen direkt ein- und ausgeschaltet werden können.

Neue Steuerung erstellen

Geben Sie eine Bezeichnung ein (z.B. „Weihnachtskampagne“).
Wählen Sie ein System-Tag aus dem Dropdown.
Wählen Sie die Darstellung: Schalter (On/Off) oder Checkbox.
Optional: Beschränken Sie die Sichtbarkeit auf bestimmte Mitarbeiter.
Klicken Sie auf Speichern.

Die Reihenfolge der Steuerungen können Sie per Drag & Drop ändern.

Kampagnenstart

Unter Einstellungen › Kampagnenstart legen Sie fest, welche Kampagnen Ihre Mitarbeiter per Knopfdruck an eine ganze Gruppe von Kontakten senden dürfen. Solche Kampagnen erhalten in der Kampagnenübersicht einen grünen Start- und einen roten Stopp-Knopf.

Während die Flowsteuerung einzelne Kontakte in eine Kampagne aufnimmt, richtet sich der Kampagnenstart an ganze Gruppen – und kann beliebig oft wiederholt werden.

Einstellungsseite Kampagnenstart mit Liste, Formular und Verlauf — Links die eingerichteten Kampagnenstarts, rechts das Formular mit Zielgruppe, Freigabe und Empfängervorschau. Unten der Verlauf der letzten Starts.

Neuen Kampagnenstart einrichten

Geben Sie eine Bezeichnung ein (z.B. „Frühjahrsaktion“).
Wählen Sie die Kampagne aus, die gestartet werden soll.
Grenzen Sie unter Zielgruppe die Empfänger über Tags ein. Lassen Sie die Auswahl leer, wenn alle Kontakte angeschrieben werden sollen.
Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die diese Kampagne starten dürfen. Leer lassen bedeutet: alle dürfen.
Klicken Sie auf Speichern.

Voraussetzung in der Kampagne

Die Kampagne muss aktiv sein und mit dem Schritt „Flowaufruf“ beginnen. Fehlt dieser Schritt, erscheint in der Liste ein Warnzeichen und der Start ist nicht möglich. Den Schritt ergänzen Sie im Kampagneneditor.

Empfänger vorab prüfen

Über die Schaltfläche „Berechnen“ sehen Sie sofort, wie viele Kontakte die Kampagne mit den aktuellen Einstellungen erhalten würden.

Wenn ein Tag gelöscht wurde

Löscht jemand ein Tag, das Sie hier als Zielgruppe hinterlegt haben, findet die Auswahl keine Kontakte mehr. Damit Sie den Grund sofort sehen, erscheint in der Liste das Kennzeichen „Tag fehlt“ und im Formular ein Hinweis. Ein Startversuch meldet dann ebenfalls, dass ein Tag der Zielgruppe nicht mehr existiert.

Wählen Sie in diesem Fall einfach ein anderes Tag aus und speichern Sie erneut.

Verlauf einsehen

Klicken Sie in der Liste auf einen Eintrag, um zu sehen, wann die Kampagne zuletzt gestartet wurde, von wem und an wie viele Kontakte.

Hinweis zur Berechtigung: Diese Einstellungsseite sehen nur Benutzer mit der Berechtigung „Kampagnenstart“. Die Kampagnenübersicht selbst bleibt für alle berechtigten Mitarbeiter unverändert zugänglich – sie sehen die Start-Knöpfe aber nur bei den für sie freigegebenen Kampagnen.

SMTP (E-Mail-Versand)

Octoserv verwendet zwei SMTP-Konfigurationen:

System-SMTP (Einstellungen › SMTP): Für Systemnachrichten und Aufgaben-Erinnerungen.
Persönlicher E-Mail-Versand (Einstellungen › Usersync): Microsoft, Google oder SMTP pro Mitarbeiter – wird vom Firmenadmin eingerichtet.

Wenn ein persönlicher Versandweg eingerichtet ist, werden E-Mails an Kontakte darüber versendet. Vorrang hat Microsoft, dann Google, dann SMTP – danach greift automatisch der System-SMTP.

SMTP einrichten

Öffnen Sie Einstellungen › SMTP für den systemweiten Versand (oder Einstellungen › Usersync für den persönlichen Versand pro Mitarbeiter).
Aktivieren Sie die Checkbox SMTP aktivieren.
Geben Sie die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Providers ein:
- Host: z.B. smtp.gmail.com oder smtp.office365.com
- Port: in der Regel 587
- Verschlüsselung: TLS (empfohlen)
- Benutzername und Passwort
Tragen Sie Absender-E-Mail und Absender-Name ein.
Optional: Hinterlegen Sie eine E-Mail-Signatur.
Optional: Hinterlegen Sie einen Standardtext für Termineinladungen. Er wird vorgeschlagen, wenn Sie einen Kontakt zu einem Termin einladen, und lässt sich dort für jeden Termin anpassen (siehe Kontakt zum Termin einladen).
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Klicken Sie auf Verbindung testen, um zu prüfen, ob alles funktioniert.

Gängige E-Mail-Provider

Provider	Host	Port	Hinweis
Gmail	`smtp.gmail.com`	587	App-Passwort erforderlich (nicht das normale Gmail-Passwort)
Microsoft 365	`smtp.office365.com`	587	Account-Passwort

Kalender-Sync

In diesem Bereich konfigurieren Sie die systemweiten Voraussetzungen für die Google-Kalenderanbindung – dazu gehören die korrekte Zeitzoneneinstellung sowie die OAuth2-Zugangsdaten, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um ihren persönlichen Kalender mit Octoserv zu verbinden.

Hinweis: Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite.

Systemweite Zeitzone

Die Zeitzone steuert, wie Octoserv alle Kalenderoperationen im Hintergrund berechnet – insbesondere die korrekte Berücksichtigung von Sommer- und Winterzeit. Eine falsch eingestellte Zeitzone führt zu verschobenen Terminen bei allen Mitarbeitern.

Navigieren Sie zu Einstellungen › Kalender-Sync.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Zeitzone Ihre Region aus (z. B. Europe/Berlin).
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Hinweis: Für Organisationen in Deutschland empfehlen wir die Zeitzone Europe/Berlin, die automatisch zwischen Mitteleuropäischer Zeit (MEZ) und Mitteleuropäischer Sommerzeit (MESZ) wechselt.

Google-Kalender OAuth2-Zugangsdaten

Damit Mitarbeiter ihren persönlichen Google-Kalender in Octoserv verbinden können, müssen einmalig die OAuth2-Zugangsdaten einer Google-Cloud-Anwendung hinterlegt werden. Diese Daten erhalten Sie über die Google Cloud Console.

Vorbereitung in der Google Cloud Console

Öffnen Sie die Google Cloud Console und navigieren Sie zu Ihrem Projekt (bzw. legen Sie ein neues Projekt an).
Rufen Sie APIs & Dienste › Anmeldedaten auf.
Klicken Sie auf Anmeldedaten erstellen › OAuth-Client-ID.
Wählen Sie als Anwendungstyp Webanwendung.
Tragen Sie unter Autorisierte Weiterleitungs-URIs die Redirect-URI ein, die Octoserv anzeigt (siehe nächster Abschnitt).
Bestätigen Sie mit Erstellen – Sie erhalten nun Client-ID und Client-Secret.

Wichtig: Die Redirect-URI muss exakt so in der Google Cloud Console eingetragen werden, wie Octoserv sie anzeigt – einschließlich Protokoll (https://) und eventueller Pfadangaben. Abweichungen führen dazu, dass die Verbindung fehlschlägt.

Zugangsdaten in Octoserv hinterlegen

Navigieren Sie zu Einstellungen › Kalender-Sync.
Notieren Sie die angezeigte Redirect-URI – diese müssen Sie wie oben beschrieben in der Google Cloud Console eingetragen haben.
Fügen Sie Ihre Client-ID in das entsprechende Feld ein.
Fügen Sie Ihr Client-Secret in das entsprechende Feld ein.
Aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox Google-Kalender-Integration aktivieren.
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Felderübersicht

Feld	Beschreibung	Beispiel
Zeitzone	Systemweite Zeitzone für alle Kalenderoperationen	`Europe/Berlin`
Client-ID	OAuth2-Client-ID aus der Google Cloud Console	`123456789-abc….apps.googleusercontent.com`
Client-Secret	Zugehöriges Client-Secret zur Client-ID	`GOCSPX-…`
Redirect-URI	Von Octoserv generierte Rücksprung-Adresse (nur Anzeige – nicht editierbar)	`https://ihre-domain.de/octo/gcal-callback`

Kalenderverbindung durch Mitarbeiter

Die hier hinterlegten Zugangsdaten bilden die technische Grundlage – die eigentliche Verbindung mit dem persönlichen Google-Kalender richtet jeder Mitarbeiter eigenständig in seinem Usersync-Bereich ein. Solange die OAuth2-Zugangsdaten auf dieser Seite nicht korrekt hinterlegt sind, steht Mitarbeitern die Kalenderverbindung nicht zur Verfügung.

Hinweis: Änderungen an Client-ID oder Client-Secret erfordern, dass alle Mitarbeiter ihre Kalenderverbindung im Usersync-Bereich erneut autorisieren.

Usersync – E-Mail & Kalender pro Mitarbeiter

Unter Einstellungen › Usersync richtet der Firmenadmin für jeden Mitarbeiter die persönliche E-Mail- und Kalender-Verbindung ein. Mitarbeiter müssen sich selbst um nichts kümmern.

Verbindungsarten

Verbindung	E-Mail-Versand	Kalender-Sync	Vorrang
Microsoft 365 / Outlook	✓	✓	1. Priorität
Google (Gmail + Kalender)	✓	✓	2. Priorität
Manuelles SMTP	✓	–	3. Priorität

Eine Microsoft- oder Google-Verbindung deckt mit einer einzigen Anmeldung sowohl E-Mail-Versand als auch Kalender-Synchronisation ab. Manuelles SMTP ist die Fallback-Lösung wenn kein OAuth verfügbar ist.

Microsoft 365 verbinden

Öffnen Sie Einstellungen › Usersync.
Klappen Sie den gewünschten Mitarbeiter auf.
Klicken Sie im Bereich Microsoft 365 auf Mit Microsoft verbinden.
Der Mitarbeiter wird zur Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet und erteilt die Freigabe.
Nach der Anmeldung wird der Status automatisch auf Verbunden gesetzt.

Google verbinden

Öffnen Sie Einstellungen › Usersync.
Klappen Sie den gewünschten Mitarbeiter auf.
Klicken Sie im Bereich Google auf Mit Google verbinden.
Der Mitarbeiter erteilt die Freigabe für Gmail und Google Kalender.

Manuelles SMTP einrichten

Öffnen Sie Einstellungen › Usersync und klappen Sie den Mitarbeiter auf.
Füllen Sie im Bereich SMTP die Felder aus: Host, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort.
Geben Sie Absender-E-Mail und Absender-Name an.
Aktivieren Sie die Checkbox SMTP aktivieren und speichern Sie.

Hinweis: Der globale System-SMTP (Einstellungen › SMTP) bleibt unverändert und ist für Systemnachrichten zuständig. Usersync betrifft ausschließlich den persönlichen Versand der Mitarbeiter.

Sicherheit

Unter Einstellungen › Sicherheit schützen Sie den Login-Bereich Ihres Systems. Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite.

Honeypot: Erkennt automatische Anmeldeversuche durch Bots. Empfehlung: immer aktiviert lassen.
Maximale Anmeldeversuche: Nach wie vielen Fehlversuchen eine Adresse gesperrt wird (Standard: 3).
Sperrdauer: Wie lange die Sperre dauert (Standard: 30 Minuten).
hCaptcha: Zusätzliche Captcha-Prüfung beim Login. Nur bei starkem Bot-Aufkommen empfohlen.

IP-Blacklist

Auf der rechten Seite können Sie manuell Adressen sperren:

Geben Sie die verdächtige Adresse in das Eingabefeld ein.
Klicken Sie auf IP hinzufügen.
Die Adresse ist sofort gesperrt. Alle Login-Versuche werden abgelehnt.

Automatisch gesperrte Adressen laufen nach der konfigurierten Sperrdauer ab. Manuell eingetragene Adressen bleiben dauerhaft gesperrt, bis Sie sie entfernen.

Cron-Job

Unter Einstellungen › Cron-Job finden Sie die automatischen Hintergrundprozesse von Octoserv. Dazu gehören unter anderem:

E-Mail-Erinnerungen: Automatischer Versand von Aufgaben-Erinnerungen.
Spam-Erkennung: Automatische Markierung verdächtiger Kontakte.
Mobilnummern-Synchronisation: Sortiert Mobilnummern und Festnetznummern in die richtigen Felder.
Ranking: Berechnet automatisch einen Aktivitäts-Score für jeden Kontakt (falls das Ranking-Modul aktiv ist).

Cron-Job einrichten

Kopieren Sie die angezeigte Cron-URL.
Richten Sie in Ihrem Server-Panel einen Cron-Job ein, der diese URL alle 5 Minuten aufruft.
Testen Sie den Cron mit dem Button Cron jetzt ausführen.

Wichtig: Ohne eingerichteten Cron-Job funktionieren E-Mail-Erinnerungen, Spam-Erkennung und Ranking nicht.

Design

Unter Einstellungen › Design laden Sie Ihr Firmenlogo hoch.

Logo ändern

Klicken Sie auf Logo hochladen.
Wählen Sie ein Bild aus der Mediathek oder laden Sie ein neues hoch (empfohlene Höhe: 50px).
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Das Logo wird sofort in der Seitennavigation aktualisiert.

Mit Logo entfernen wird stattdessen der Seitenname als Text angezeigt.

Falls Ihr Firmenlogo hell oder weiß ist, kann es auf dem Anmeldebildschirm unsichtbar werden, da der Hintergrund der Anmeldekarte weiß ist. Mit der Einstellung Anmeldung: Logo-Hintergrund fügen Sie dem Logo einen farbigen Hintergrund hinzu.

Öffnen Sie Einstellungen › Design.
Wählen Sie im Bereich Anmeldung: Logo-Hintergrund eine Farbe aus (z.B. dieselbe Farbe wie Ihr Sidebar-Header).
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Ist kein eigener Wert gesetzt, wird automatisch die Sidebar-Header-Farbe als Hintergrund verwendet. Mit Zurücksetzen entfernen Sie den Hintergrund wieder.

Im Tab Navigation können Sie die Reihenfolge der Navigationspunkte per Drag & Drop frei anpassen.

Navigations-Reihenfolge per Drag and Drop — Tab „Navigation“ unter Einstellungen › Design – Reihenfolge per Drag & Drop anpassen.

Öffnen Sie Einstellungen › Design und klicken Sie auf den Tab Navigation.
Ziehen Sie die Navigationspunkte mit dem Griff-Symbol an die gewünschte Position.
Die Reihenfolge wird automatisch gespeichert – kein Speichern-Button nötig.
Die Änderung gilt global für alle Benutzer.

Neue Navigationspunkte (z. B. durch neue Plugins) werden automatisch ans Ende angefügt.

SalesStats

Unter Einstellungen › SalesStats verwalten Sie die Dropdown-Werte, Farben und das Statuslevel-System.

Im oberen Bereich können Sie die vordefinierten Werte für Status, Quelle und Statuslevel bearbeiten. Wechseln Sie zwischen den Feldern über die Tabs.

Aktion	Beschreibung
Hinzufügen	Neuen Wert eingeben und „+ Hinzufügen“ klicken
Bearbeiten	Stift-Symbol klicken – der Wert wird bei allen Kontakten automatisch umbenannt
Löschen	Papierkorb-Symbol klicken – nur möglich wenn kein Kontakt den Wert verwendet
Sortieren	Per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge ziehen

Hinweis: Beim Umbenennen eines Status-Werts werden automatisch auch die Farbzuweisung, das Statuslevel-Mapping und alle betroffenen Kontakte aktualisiert.

Status-Farben zuweisen

Jedem Status-Wert (z.B. „Interessent“, „Kunde“) können Sie über den Farbwähler eine individuelle Farbe zuweisen.
Diese Farbe wird als Hintergrund in der Status-Spalte der Kontakttabelle angezeigt.

Statuslevel (optional)

Sie können ein zweites Dropdown-Feld als Unter-Status definieren. Pro Hauptstatus legen Sie dann fest, welche Unter-Status-Werte erlaubt sind. Jeder Unter-Status kann nur einem einzigen Hauptstatus zugeordnet werden.

Bedingte Felder

Felder, die nur angezeigt werden sollen, wenn ein anderes Feld einen bestimmten Wert hat. Beispiel: Das Feld „Grund der Absage“ erscheint nur, wenn der Status „Abgesagt“ ist.

Pipelines

Unter Einstellungen › Pipelines sehen Sie Ihre Vertriebspipeline auf einen Blick: die Kennzahlen (Anzahl der Deals, Gesamtwert, der nach Abschlusswahrscheinlichkeit gewichtete Wert und der Durchschnitt), die Stufen mit Belegung und Wert sowie alle Deals mit Kontakt, Chance und geplantem Abschluss. Der Zugriff wird in der Berechtigungsmatrix pro Benutzer freigegeben.

Wichtig: Die Stufen pflegen Sie nicht hier, sondern unter Funktionen › Zusatzfelder im Feld Status – die Stufen entsprechen genau dessen Optionen und ihrer Reihenfolge. Deals legen Sie in der Kanban-Ansicht der Kontaktliste oder direkt am Kontakt an. Siehe Pipeline & Kanban.

Octoserv arbeitet mit genau einer Pipeline. Sind aus früheren Versionen weitere vorhanden, listet die Seite sie für Administratoren auf und bietet an, sie zu entfernen – sofern keine Deals mehr daran hängen.

Automatisierungsserver – Verbindung

Diese Einstellungen verbinden Octoserv mit einem externen Automatisierungsserver sowie einer externen Leadsdatenbank. Ohne eine gültige Konfiguration stehen Leadgenerierungsfunktionen nicht zur Verfügung.

Hinweis: Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite.

Webhook-Einstellungen

Hier hinterlegen Sie die Adresse und den Zugriffsschlüssel Ihres Automatisierungsservers, damit Octoserv Daten senden und empfangen kann.

Feld	Beschreibung	Beispiel
Base-URL	Die Basis-Adresse Ihres Automatisierungsservers, ohne abschließenden Schrägstrich.	`https://automation.ihredomain.de`
API-Key	Der geheime Schlüssel zur Authentifizierung gegenüber dem Automatisierungsserver.	`abc123xyz...`

Navigieren Sie zu Einstellungen › Automatisierungsserver – Verbindung.
Tragen Sie im Feld Base-URL die vollständige Adresse Ihres Automatisierungsservers ein.
Tragen Sie im Feld API-Key den zugehörigen Zugriffsschlüssel ein.
Klicken Sie auf Verbindung testen, um sicherzustellen, dass Octoserv den Server erfolgreich erreicht.
Speichern Sie die Einstellungen mit Speichern.

Hinweis: Der Verbindungstest prüft ausschließlich die Erreichbarkeit des Servers und die Gültigkeit des API-Keys. Er aktiviert noch keine Automatisierungen.

Sales-Leads-Datenbank

Octoserv kann Leads aus einer externen Datenbank einlesen. Geben Sie hier die Zugangsdaten zu dieser Datenbank an.

Feld	Beschreibung	Beispiel
Host	Hostname oder IP-Adresse des Datenbankservers.	`db.ihredomain.de`
Datenbankname	Name der Datenbank, in der die Leads gespeichert sind.	`leads_db`
Benutzer	Datenbankbenutzer mit Lesezugriff auf die Leads-Tabelle.	`leads_user`
Passwort	Passwort des Datenbankbenutzers.	–

Tragen Sie Host, Datenbankname, Benutzer und Passwort in die entsprechenden Felder ein.
Klicken Sie auf Verbindung testen.
Octoserv prüft daraufhin die Tabellenstruktur und zeigt die Anzahl der verfügbaren Leads an.
Speichern Sie die Einstellungen mit Speichern.

Wichtig: Der Datenbankbenutzer benötigt mindestens Lesezugriff (SELECT) auf die Leads-Tabelle. Ohne gültige Datenbankverbindung sind alle Leadgenerierungsfunktionen in Octoserv deaktiviert.

Hinweis: Der Verbindungstest zeigt Ihnen nach erfolgreicher Prüfung die erkannte Tabellenstruktur sowie die aktuelle Anzahl gespeicherter Leads an. Prüfen Sie diese Angaben, um sicherzustellen, dass die richtige Datenbank ausgewählt wurde.

Journal (Einstellungen)

Unter Einstellungen › Journal legen Sie fest, welche Ereignistypen und Felder in den Journal-Ansichten sichtbar sind. Diese Einstellungen steuern ausschließlich die Anzeige – keine Daten werden dabei gelöscht oder verändert.

Hinweis: Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Einstellungsseite.

Globale Journal-Übersicht

Im ersten Bereich bestimmen Sie, welche Ereignistypen in der systemweiten Journal-Übersicht erscheinen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die einzelnen Checkboxen je nach Bedarf.

Ereignistyp	Beschreibung
Kontakt erstellt	Wird protokolliert, wenn ein neuer Kontakt im System angelegt wird.
Aufgabe zugewiesen	Wird protokolliert, wenn einem Kontakt oder Nutzer eine Aufgabe zugewiesen wird.
Status geändert	Wird protokolliert, wenn sich der Status eines Kontakts oder Vorgangs ändert.
E-Mail versendet	Wird protokolliert, wenn eine E-Mail über Octoserv an einen Kontakt gesendet wird.

Navigieren Sie zu Einstellungen › Journal.
Setzen Sie im Abschnitt Globale Journal-Übersicht die Checkboxen der Ereignistypen, die angezeigt werden sollen.
Entfernen Sie den Haken bei Ereignistypen, die Sie ausblenden möchten.
Speichern Sie Ihre Änderungen mit Speichern.

Hinweis: Ausgeblendete Ereignistypen bleiben im System gespeichert und können jederzeit wieder eingeblendet werden. Es gehen dabei keine Daten verloren.

Journal in der Kontakt-Box

Im zweiten Bereich legen Sie fest, welche Felder und Ereignistypen innerhalb der Journal-Box auf der Kontaktdetailseite angezeigt werden. So können Sie die Ansicht für Ihr Team übersichtlich halten und auf die relevanten Informationen beschränken.

Scrollen Sie auf der Einstellungsseite zum Abschnitt Kontakt-Box „Journal“.
Aktivieren Sie die Checkboxen der Felder und Ereignistypen, die in der Kontakt-Box erscheinen sollen.
Deaktivieren Sie Einträge, die für Ihre Arbeitsabläufe nicht relevant sind.
Klicken Sie auf Speichern, um die Anzeige zu aktualisieren.

Wichtig: Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten systemweit für alle Nutzer. Änderungen wirken sich sofort auf die Kontaktansicht aller Teammitglieder aus.

Ads Performance (Einstellungen)

In diesem Bereich verbinden Sie Octoserv mit Ihren Werbeplattformen und aktivieren das serverseitige Conversion–Tracking. Außerdem konfigurieren Sie den DSGVO–konformen Einwilligungsbanner, der Ihren Besuchern vor dem Start des Trackings angezeigt wird.

Hinweis: Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite.

Meta Ads – Verbindung einrichten

Tragen Sie hier Ihre Zugangsdaten ein, damit Octoserv Conversion–Ereignisse direkt vom Server an Meta übermitteln kann (serverseitiges Tracking über die Conversions API).

Feld	Beschreibung	Wo finden?
Pixel–ID	Die eindeutige Kennung Ihres Meta–Pixels.	Meta Events Manager › Ihr Pixel › „Übersicht“
Access Token	Ermöglicht die serverseitige Übermittlung von Ereignissen.	Meta Events Manager › Einstellungen › „Conversions API“
Test–Event–Code	Optionaler Code zum Testen der Verbindung, ohne echte Ereignisse zu senden.	Meta Events Manager › „Testereignisse“

Öffnen Sie Einstellungen › Ads Performance.
Tragen Sie im Bereich Meta Ads Ihre Pixel–ID und den Access Token ein.
Optional: Fügen Sie einen Test–Event–Code ein, um die Verbindung zunächst im Testmodus zu prüfen.
Klicken Sie auf Verbindung testen, um sicherzustellen, dass Octoserv Ereignisse erfolgreich übermitteln kann.
Speichern Sie Ihre Eingaben.

Hinweis: Der Test–Event–Code sollte nach erfolgreichem Test wieder entfernt werden, damit keine Testdaten in Ihre echten Auswertungen einfließen.

Google Ads – Verbindung einrichten

Hinterlegen Sie Ihre Google–Zugangsdaten, damit Octoserv Conversions über das GA4 Measurement Protocol sowie Google Ads Conversion–Tracking serverseitig erfassen kann.

Feld	Beschreibung	Wo finden?
Conversion–ID	Kennung Ihres Google Ads–Kontos für die Conversion–Erfassung.	Google Ads › Ziele › Conversions › Conversion–Aktion › Tag–Einrichtung
Label	Eindeutiges Label der Conversion–Aktion.	Gleiche Stelle wie die Conversion–ID
Measurement ID	Die G–ID Ihres GA4–Datenstroms.	Google Analytics › Verwaltung › Datenstrom › „Mess–ID“
API Secret	Geheimschlüssel für das GA4 Measurement Protocol.	Google Analytics › Verwaltung › Datenstrom › „Measurement Protocol API–Secrets“

Tragen Sie im Bereich Google Ads alle vier Felder aus der Tabelle oben ein.
Klicken Sie auf Verbindung testen, um die Konfiguration zu prüfen.
Speichern Sie Ihre Eingaben.

Wichtig: API–Secrets gewähren Zugang zu Ihren Analytics–Daten. Geben Sie diesen Schlüssel nicht an Dritte weiter und wechseln Sie ihn regelmäßig aus.

Der integrierte Einwilligungsbanner informiert Ihre Besucher DSGVO–konform über den Einsatz von Tracking–Technologien und holt die erforderliche Zustimmung ein, bevor Octoserv Daten an Werbeplattformen übermittelt.

Texte anpassen

Titel – Überschrift des Banners (z. B. „Ihre Privatsphäre“)
Beschreibungstext – Erklärung, welche Daten zu welchem Zweck erfasst werden
Zustimmen–Button – Beschriftung der Akzeptieren–Schaltfläche
Ablehnen–Button – Beschriftung der Ablehnen–Schaltfläche

Darstellung konfigurieren

Position – Anzeige unten, oben oder als zentriertes Modal
Hintergrundfarbe – Farbe des Banner–Containers
Schriftfarbe – Farbe des Textes im Banner
Button–Farben – Hintergrund– und Schriftfarbe der Schaltflächen

Hinweis: Solange ein Besucher keine Zustimmung erteilt hat, werden keine Tracking–Daten an Werbeplattformen übermittelt. Dies gilt sowohl für Meta Ads als auch für Google Ads.

Wichtig: Prüfen Sie die Texte des Einwilligungsbanners gemeinsam mit Ihrer rechtlichen Beratung, um die Konformität mit der DSGVO und dem TTDSG sicherzustellen. Octoserv stellt die technische Infrastruktur bereit – die inhaltliche und rechtliche Verantwortung für die Texte liegt beim Betreiber.

LiveChat – Einstellungen

Hier richten Sie den Chat ein: welche Kanäle es gibt, auf welchen Websites das Chat-Fenster erscheint, wie es dort aussieht, wann es erreichbar ist und wer die Anfragen bearbeitet.

Hinweis: Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Einstellungsseite. Zusätzlich muss das LiveChat-Modul in Ihrem Octoserv-Tarif aktiviert sein.

Die Seite ist in der Reihenfolge aufgebaut, in der Sie sie beim Einrichten durchgehen:

Kanäle – was der Chat überhaupt anbietet
Einbauorte – auf welchen Websites das Chat-Fenster hängt, samt Vorgaben je Kanal
Verkaufschat – wer Anfragen aus dem Verkauf annimmt
Support – wer Tickets bearbeitet und wann ein Vorgang überfällig ist
E-Mail-Anbindung – Postausgang und Posteingang für Support-Tickets

Kanäle

Es gibt zwei Kanäle, und sie sind zwei verschiedene Angebote – mit eigenen Ansprechpartnern, eigenen Texten und eigenen Zeiten:

Kanal	Für wen	Was passiert
Verkaufschat	Interessenten auf Ihrer Website	Besucher hinterlassen Kontaktdaten und Anliegen. Aus der Anfrage entsteht ein Kontakt und ein Gespräch.
Support	Bestandskunden	Aus der Anfrage entsteht ein Ticket mit Ticketnummer.

Karte Kanaele mit Schaltern fuer Verkaufschat und Support, Chats je Mitarbeiter, Offline-Zeit und Signalton — Kanäle ein- und ausschalten sowie die Grundwerte für alle Gespräche festlegen

Feld	Bedeutung
Chats je Mitarbeiter	Wie viele Gespräche einem Mitarbeiter gleichzeitig zugewiesen werden.
Als offline gelten nach	Sekunden ohne Aktivität, nach denen jemand als nicht erreichbar gilt.
Signalton	Ton bei neuer Nachricht im Mitarbeiterbereich.

Wichtig: Ein abgeschalteter Kanal ist überall zu – auch auf Websites, auf denen der Einbau-Code bereits liegt. Sie müssen dort nichts entfernen.

Einbauorte

Ein Einbauort ist eine Website, auf der das Chat-Fenster erscheinen soll. Beim Anlegen entstehen Schlüssel, Freigabe und Einbau-Code in einem Schritt – der Code ist kopierfertig, es muss nichts von Hand ergänzt werden.

So legen Sie einen Einbauort an:

Navigieren Sie zu Einstellungen › LiveChat und gehen Sie zur Karte Einbauorte.
Tragen Sie unter Einbauort hinzufügen die folgenden Angaben ein:

Feld	Bedeutung
Name	Wie Sie die Website intern nennen, z. B. „Firmenwebsite“. Pflichtfeld.
Domain	Die Adresse der Website, z. B. `ihre-domain.de` – ohne `https://`, ohne Unterseite. Pflichtfeld, weil der Browser der Besucher sonst die Verbindung blockiert.
Kanal	Verkaufschat oder Support. Der Kanal entscheidet, was der Schlüssel dieser Website darf.
Akzentfarbe (optional)	Farbe von Leiste und Knöpfen des Chat-Fensters auf dieser Website, damit es zum Auftritt passt. Octoserv wählt die Schriftfarbe darauf selbst (hell oder dunkel, je nach Kontrast). Bei bestehenden Einbauorten ändern Sie die Farbe direkt in der Spalte Farbe der Tabelle; sie gilt sofort auf der Website, ein neuer Einbau-Code ist nicht nötig. Das × daneben stellt die Vorgabe wieder her.
Titel im Widget (optional)	Überschreibt für diese eine Website den Titel aus den Vorgaben.
Begrüßung (optional)	Überschreibt für diese eine Website den Begrüßungstext.

Speichern Sie den Einbauort.
Klicken Sie in der Liste auf Code und kopieren Sie den angezeigten Einbau-Code.
Fügen Sie den Code auf der Zielwebsite ein – einmal pro Seite, vor dem schließenden </body>.

Wichtig: Entfernen macht den Schlüssel sofort ungültig. Der Chat auf dieser Website hört damit auf zu funktionieren, auch wenn der Code dort noch liegt.

Vorgaben je Kanal

Verkauf und Support werden getrennt eingestellt. Ein Einbauort übernimmt die Vorgaben des Kanals, den er führt – trägt er einen eigenen Titel oder Begrüßungstext, hat der Vorrang.

Vorgaben fuer Verkaufschat und Supportchat nebeneinander, mit Titel, Begruessung, Position, Verzoegerung und Zeiten je Wochentag — Verkaufschat und Supportchat werden getrennt eingestellt – jeder mit eigenen Texten und eigenen Zeiten

Feld	Bedeutung
Titel	Überschrift im Chat-Fenster, z. B. „Beratung“ oder „Support“.
Begrüßung	Der erste Satz, den ein Besucher liest, wenn er das Fenster öffnet.
Platzhalter im Eingabefeld	Der graue Hinweistext im Nachrichtenfeld.
Position	Unten rechts oder unten links.
Verzögerung	Sekunden, bis das Fenster erscheint. `0` heißt sofort.
Erreichbar	Rund um die Uhr oder nach Wochentagen – siehe unten.
Erreichbarkeit (nur Verkaufschat)	Wenn gesetzt, erscheint das Chat-Fenster nur, wenn tatsächlich jemand online ist. Ist niemand da, ist es gar nicht zu sehen.

Hinweis: Der Supportchat bleibt unabhängig davon erreichbar, ob gerade jemand am Platz ist – aus einer Anfrage außerhalb der Zeiten wird ein Ticket. Deshalb gibt es die Erreichbarkeits-Option dort nicht.

Zeiten je Wochentag

Steht Erreichbar auf Nach Wochentagen, klappt darunter die Woche auf. Jeder Tag hat ein eigenes Häkchen und eigene Uhrzeiten.

Wochenuebersicht mit Haekchen je Tag und Uhrzeiten von und bis, Samstag und Sonntag abgeschaltet — Jeder Wochentag wird einzeln geschaltet – hier Montag bis Donnerstag bis 17:00, Freitag bis 15:00, Wochenende geschlossen

Häkchen entfernt = der Tag ist geschlossen. Das Chat-Fenster erscheint an diesem Tag nicht.
Die Uhrzeiten eines geschlossenen Tages bleiben stehen – Sie können den Tag jederzeit wieder einschalten, ohne sie neu einzutippen.
Die Zeiten gelten je Kanal. Der Verkauf darf freitags früher Schluss machen als der Support.

Wichtig: Ändern Sie Titel, Begrüßung, Verzögerung oder Zeiten, holen Sie sich den Einbau-Code des betroffenen Einbauorts neu und tauschen ihn auf der Website aus. Der Code trägt diese Angaben in sich; ein alter Code arbeitet mit den alten Werten weiter.

Supportformular und Ticketseite

Neben dem Chat gibt es ein Supportformular für Websites. Jeder Einbauort mit dem Kanal Support zeigt in der Liste einen Knopf Formular – der Code daraus wird auf der Zielseite eingesetzt, genau wie der Chat-Code.

Produkte pflegen Sie unter Support im Feld „Produkte im Supportformular", eine Zeile je Eintrag. Sie erscheinen im Klappfeld und stehen später in eckigen Klammern vor dem Betreff des Tickets.
Schutz: Das Formular verlangt ein Captcha. Hinterlegen Sie es unter Einstellungen › Formulare – reCAPTCHA, hCaptcha oder Turnstile. Ohne Captcha weist der Server jede Anfrage ab; das ist Absicht, denn ein ungeschütztes Formular legt Tickets an und löst E-Mails aus.
Nur bekannte Adressen: Eine Anfrage wird nur angenommen, wenn die E-Mail zu einem Kontakt gehört. Andernfalls erhält der Absender den Hinweis, die registrierte Adresse zu verwenden.

Die Ticketseite: Jede Support-E-Mail trägt einen Knopf, der den Vorgang im Browser öffnet – mit Verlauf und einem Feld zum Antworten. Der Kunde braucht dafür kein Konto und muss nichts abtippen. Die Seite liegt auf Ihrer Installation und trägt Ihr Logo.

Im Gespräch selbst gibt es dafür den Knopf Gespräch anbieten: Er schickt dem Kunden genau diese Einladung. Sinnvoll, wenn Sie gerade Zeit haben und die Sache in zwei Sätzen geklärt wäre.

Neue Kontakte

Womit ein Kontakt startet, der aus einem Chat entsteht. Ohne diese Angaben landet er ohne Status und ohne Quelle im CRM und lässt sich später kaum wiederfinden.

Status und Quelle wählen Sie aus den Werten, die für diese Felder hinterlegt sind. Gibt es dort noch keinen passenden Wert – etwa eine Quelle „Chat“ – legen Sie ihn zuerst bei den Feldern an.
Statuslevel erscheint nur, wenn es bei Ihnen konfiguriert ist.
„— nicht setzen —“ lässt das Feld frei.

Hinweis: Gesetzt wird nur, was am Kontakt noch leer ist. Schreibt Ihnen jemand, den Sie schon kennen, behält er seinen bisherigen Status.

Verkaufschat

Hier legen Sie fest, wer Anfragen annimmt.

Feld	Bedeutung
Verkäufer	Wer den Verkaufschat sieht und Anfragen übernehmen darf.
Feste Person	Wer jede Verkaufsanfrage übernimmt.

Wichtig: Tragen Sie hier eine Person ein. Ist das Feld leer, entsteht die Anfrage ohne Bearbeiter – sie ist im Chatbereich sichtbar, löst aber keine Benachrichtigung aus.

Support

Hier legen Sie fest, wer Tickets bearbeitet und wann ein Vorgang als überfällig gilt.

Feld	Bedeutung
Bearbeiter	Wer den Support-Bereich sieht und Tickets übernehmen darf.
Neue Anfrage geht an	Verteilung neuer Anfragen – siehe Tabelle unten.
Benachrichtigung an	E-Mail-Adresse, die bei einer neuen Anfrage informiert wird.
Überfällig	Nach wie vielen Minuten ein wartendes Ticket gelb und nach wie vielen es rot wird.
Automatisch schließen	Tage ohne Reaktion, nach denen ein Ticket von selbst geschlossen wird. `0` heißt nie.

Verteilung	Beschreibung
Alle Bearbeiter	Alle erhalten jede eingehende Anfrage gleichzeitig. Wer zuerst antwortet, übernimmt das Gespräch.
Reihum	Anfragen werden gleichmäßig auf alle verfügbaren Bearbeiter verteilt.

Hinweis: Der Wert für Rot nach muss größer sein als der für Gelb nach. Bearbeiter werden bei der Verteilung nur berücksichtigt, wenn sie im Mitarbeiterbereich auf online stehen.

E-Mail-Anbindung (SMTP & IMAP)

Der Support arbeitet mit einem eigenen Postfach. Über den Postausgang gehen Ticket-Bestätigungen und Antworten hinaus, aus dem Posteingang werden eingehende E-Mails zu Tickets. Bleiben die Felder leer, verschickt der Chat über den allgemeinen Postausgang von Octoserv und nimmt keine E-Mails an.

Postausgang (SMTP):

Feld	Beschreibung
Host	Hostname Ihres Mailservers, z. B. `mail.ihre-domain.de`
Port	In der Regel `587` (TLS) oder `465` (SSL)
Verschlüsselung	TLS oder SSL, passend zum Port
Benutzer	Vollständige E-Mail-Adresse des Postfachs
Passwort	Passwort des Postfachs

Posteingang (IMAP): dieselben Zugangsdaten, in der Regel Port 993 mit SSL. Dazu gehören zwei Ordnerangaben und ein Schalter:

Feld	Beschreibung
Ordner	Aus welchem Ordner gelesen wird. In der Regel `INBOX`
Verarbeitete ablegen in	Wohin eine E-Mail wandert, nachdem daraus ein Ticket geworden ist, z. B. `INBOX/Tickets`. So ist am Postfach ablesbar, was durchgelaufen ist
E-Mails annehmen	Schaltet die Annahme ein. Der Posteingang wird dann alle fünf Minuten abgeholt

So wird eingeordnet, was ankommt:

Trägt der Betreff eine Ticketnummer, hängt die Nachricht am vorhandenen Ticket. Ein bereits gelöstes Ticket wird dadurch wieder geöffnet.
Andernfalls entsteht ein neues Ticket, und der Absender erhält eine Bestätigung mit der Ticketnummer.
Lässt sich die Absenderadresse keinem Kontakt zuordnen, entsteht das Ticket trotzdem – es trägt dann die Kennzeichnung Absender nicht zugeordnet. Kunden schreiben auch einmal von einer privaten Adresse.
Automatische Antworten wie Abwesenheitsnotizen erzeugen kein Ticket.
Dateianhänge werden übernommen und hängen am Ticket.

Wichtig: Verwenden Sie für den Support ausschließlich ein eigenes Postfach. Ein gemeinsam genutztes Hauptpostfach führt dazu, dass fremde E-Mails als Tickets angelegt werden.

Finanzen / Lexware

In diesem Bereich verknüpfen Sie Octoserv mit Ihrer Buchhaltungslösung und legen steuerliche Grundparameter fest, die für automatisierte Rechnungsprozesse und Finanzauswertungen verwendet werden.

Hinweis: Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite. Zusätzlich muss das Finanzen-Modul in Ihrem Octoserv-Paket aktiviert sein.

Verbindung zur Buchhaltung einrichten

Die Verbindung zu Ihrer Buchhaltungslösung wird über einen API-Schlüssel hergestellt. Gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zu Einstellungen › Finanzen / Lexware.
Tragen Sie im Feld API-Schlüssel den Schlüssel ein, den Sie in Ihrer Buchhaltungslösung unter den API-Zugangsdaten finden.
Klicken Sie auf Verbindung testen, um sicherzustellen, dass Octoserv erfolgreich eine Verbindung aufbauen kann.
Erscheint eine grüne Bestätigungsmeldung, ist die Verbindung aktiv. Bei einer Fehlermeldung prüfen Sie bitte den eingetragenen Schlüssel.
Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Geben Sie den API-Schlüssel niemals an Dritte weiter. Über diesen Schlüssel hat Octoserv Schreibzugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten.

Steuerliche Grundparameter

Diese Parameter werden für Finanzauswertungen, BWA-Prognosen und die korrekte Übermittlung von Belegen verwendet. Stellen Sie sicher, dass alle Werte mit Ihren Angaben gegenüber dem Finanzamt übereinstimmen.

Parameter	Beschreibung	Beispielwert
Gewerbesteuer-Hebesatz	Der von Ihrer Gemeinde festgelegte Hebesatz in Prozent. Wird für die Steuerrückstellungsberechnung in der BWA-Prognose benötigt.	`400`
Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Turnus	Gibt an, in welchem Rhythmus Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen.	`monatlich`, `vierteljährlich` oder `jährlich`
Versteuerungsart	Legt fest, ob die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten (Ist) oder nach vereinbarten Entgelten (Soll) berechnet wird.	`Ist-Versteuerung` oder `Soll-Versteuerung`
Sicherheitsmarge für BWA-Prognosen	Prozentualer Puffer, der bei der automatischen Hochrechnung von Einnahmen und Ausgaben in der BWA-Vorschau abgezogen wird.	`5` (= 5 %)

Hinweis: Die Versteuerungsart und den Voranmeldungs-Turnus entnehmen Sie dem Schreiben Ihres Finanzamts oder fragen Sie bei Ihrem Steuerberater nach. Eine falsche Einstellung kann zu Abweichungen in der automatischen Auswertung führen.

Automatischer Rechnungs-Push

Wenn diese Funktion aktiviert ist, übermittelt Octoserv neue Ausgangsrechnungen automatisch und unmittelbar nach ihrer Erstellung an Ihre Buchhaltungslösung – ohne manuellen Export-Schritt.

Aktivieren Sie den Schalter Automatischer Rechnungs-Push.
Stellen Sie sicher, dass die Verbindung (siehe Abschnitt oben) erfolgreich getestet wurde – andernfalls schlägt die Übermittlung lautlos fehl.
Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Aktivieren Sie den automatischen Rechnungs-Push erst, nachdem Sie alle Steuerparameter korrekt hinterlegt und die Verbindung erfolgreich getestet haben. Bereits übertragene Rechnungen können in der Buchhaltungslösung nicht automatisch rückgängig gemacht werden.

OctoPages – Einstellungen

Auf dieser Seite konfigurieren Sie die zentralen Einstellungen für das OctoPages-Modul – darunter API-Schlüssel für KI-Funktionen sowie die Verbindung für den Remote-Deploy-Prozess. Die Einstellungen sind nur verfügbar, wenn das OctoPages-Modul in Ihrem System aktiviert ist.

Hinweis: Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite.

KI-Texterstellung

Damit OctoPages automatisch Texte und Inhalte per Künstlicher Intelligenz erstellen kann, benötigt das System einen gültigen API-Schlüssel für den zugehörigen KI-Dienst.

Navigieren Sie zu Einstellungen › OctoPages.
Suchen Sie den Abschnitt KI-Texterstellung.
Tragen Sie Ihren API-Schlüssel in das Feld API-Schlüssel (Texterstellung) ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Den API-Schlüssel erhalten Sie über das jeweilige Entwicklerportal des KI-Dienstleisters. Bewahren Sie ihn sicher auf und geben Sie ihn nicht weiter.

Bildgenerierung

Für die automatische KI-gestützte Bildgenerierung innerhalb von OctoPages wird ein separater API-Schlüssel benötigt.

Navigieren Sie zu Einstellungen › OctoPages.
Suchen Sie den Abschnitt Bildgenerierung.
Tragen Sie Ihren API-Schlüssel in das Feld API-Schlüssel (Bildgenerierung) ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Adress-Autovervollständigung im Editor

Um im OctoPages-Editor die automatische Adressvervollständigung zu nutzen, ist ein API-Schlüssel für den Standortdienst erforderlich. Damit können Nutzer beim Eingeben von Adressen auf Vorschläge zurückgreifen.

Navigieren Sie zu Einstellungen › OctoPages.
Suchen Sie den Abschnitt Adress-Autovervollständigung.
Tragen Sie Ihren API-Schlüssel in das Feld Places API-Schlüssel ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Ohne einen gültigen API-Schlüssel steht die Adress-Autovervollständigung im Editor nicht zur Verfügung. Alle anderen Editor-Funktionen bleiben davon unberührt.

Remote-Deploy

Mit der Remote-Deploy-Funktion können fertig erstellte Seiten aus OctoPages automatisch auf einen anderen Server übertragen werden. Für Deployments auf demselben Server ist diese Konfiguration nicht notwendig.

Feld	Beschreibung
Receiver-URL	Die vollständige URL der empfangenden PHP-Datei auf dem Zielserver (z. B. `https://beispiel.de/deploy/receiver.php`).
Token	Ein geheimer Schlüssel, der zur Authentifizierung zwischen diesem System und dem Zielserver verwendet wird. Muss auf beiden Seiten übereinstimmen.

Navigieren Sie zu Einstellungen › OctoPages.
Suchen Sie den Abschnitt Remote-Deploy.
Tragen Sie die Receiver-URL des Zielservers ein.
Tragen Sie den gemeinsamen Token ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Stellen Sie sicher, dass der Token auf dem Zielserver identisch konfiguriert ist. Ein abweichender oder fehlender Token verhindert den Deployment-Vorgang. Verwenden Sie ausschließlich HTTPS-Adressen als Receiver-URL, um die Übertragung abzusichern.

Administrator

Der Bereich Administrator enthält systemweite Grundeinstellungen für Ihre Octoserv-Installation – von der Modulverwaltung über Firmenadmin-Berechtigungen bis hin zur globalen Benutzeranlage.

Hinweis: Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite.

Lizenzierte Features

Unter Lizenzierte Features legen Sie fest, welche Module in Ihrer Octoserv-Installation aktiv sind. Jedes Modul ist als Checkbox dargestellt – aktive Module erscheinen in der Navigation aller Benutzer, deaktivierte Module werden systemweit ausgeblendet.

Hinweis: Wenn kein Modul explizit abgewählt wurde bzw. die Liste leer ist, gelten automatisch alle Module als aktiv. Es gibt keinen Zustand, in dem eine leere Liste alle Module sperrt – der Standard ist „alles aktiv“.

Navigieren Sie zu Administrator.
Scrollen Sie zum Abschnitt Lizenzierte Features.
Entfernen Sie den Haken bei allen Modulen, die Sie systemweit deaktivieren möchten.
Speichern Sie die Änderungen. Die gewählten Module werden sofort aus der Navigation entfernt.

Wichtig: Das Deaktivieren eines Moduls betrifft alle Benutzer – unabhängig von deren Rolle. Stellen Sie sicher, dass kein Benutzer auf laufende Prozesse innerhalb des Moduls angewiesen ist, bevor Sie es deaktivieren.

Firmenadmin-Berechtigungen

In diesem Bereich definieren Sie, welche Aktionen ein Firmenadmin innerhalb seiner Firma eigenständig ausführen darf – und welche Berechtigungsspalten er für seine Benutzer selbst konfigurieren kann.

Erlaubte Aktionen für Firmenadmins

Die folgende Tabelle zeigt alle steuer baren Aktionen, die einem Firmenadmin zugewiesen werden können:

Aktion	Beschreibung
Benutzer anlegen	Der Firmenadmin darf neue Benutzer innerhalb seiner Firma erstellen.
Benutzer bearbeiten	Der Firmenadmin darf Stammdaten bestehender Benutzer seiner Firma ändern.
Benutzer löschen	Der Firmenadmin darf Benutzer seiner Firma aus dem System entfernen.
Rolle zuweisen	Der Firmenadmin darf die Rolle eines Benutzers seiner Firma ändern.
Passwort ändern	Der Firmenadmin darf das Passwort von Benutzern seiner Firma zurücksetzen oder neu vergeben.
Farbe setzen	Der Firmenadmin darf Benutzern seiner Firma eine individuelle Kennfarbe zuweisen.

Zusätzlich steuern Sie, welche Berechtigungsspalten der Firmenadmin bei seinen Benutzern selbst aktivieren oder deaktivieren darf. Berechtigungsspalten, die hier nicht freigegeben sind, sind für den Firmenadmin schreibgeschützt.

Navigieren Sie zu Administrator.
Scrollen Sie zum Abschnitt Firmenadmin-Berechtigungen.
Aktivieren Sie die gewünschten Aktionen per Checkbox.
Wählen Sie anschließend die Berechtigungsspalten aus, die Firmenadmins eigenständig verwalten dürfen.
Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Hinweis: Diese Einstellungen gelten für alle Firmenadmins im System gleichermaßen. Eine firmenindividuelle Konfiguration einzelner Firmenadmin-Rechte ist an dieser Stelle nicht vorgesehen.

Benutzeranlage

Der globale Schalter Benutzeranlage bestimmt, ob im System überhaupt neue Benutzer angelegt werden können – unabhängig von der Rolle des handelnden Nutzers.

Aktiviert: Administratoren und – sofern entsprechend berechtigt – Firmenadmins können neue Benutzer anlegen.
Deaktiviert: Die Anlage neuer Benutzer ist systemweit gesperrt. Bestehende Benutzer und deren Daten bleiben unberührt.

Wichtig: Wenn Sie die Benutzeranlage deaktivieren, können auch Firmenadmins keine neuen Benutzer mehr hinzufügen – selbst wenn ihnen die Aktion Benutzer anlegen unter den Firmenadmin-Berechtigungen gewährt wurde. Der globale Schalter hat Vorrang.

Profil – Persönliche Benachrichtigungen

Unter Einstellungen › Profil steuern Sie Ihre persönlichen Benachrichtigungseinstellungen. Diese Seite ist für jeden Benutzer individuell — Änderungen betreffen nur Ihr eigenes Konto.

Verfügbare Benachrichtigungen

Benachrichtigung	Standard	Beschreibung
E-Mail bei neuer Aufgabe	aktiv	Sie erhalten eine E-Mail, sobald Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird.
E-Mail bei Kontaktzuweisung	inaktiv	Sie erhalten eine E-Mail, wenn Ihnen ein Kontakt zugewiesen wird. Nur sichtbar, wenn Sie keine globale Kontaktansicht haben.
ICS bei Terminbuchung	inaktiv	Sie erhalten eine ICS-Kalenderdatei, wenn ein externer Besucher online einen Termin bucht.
6-Uhr Tagesübersicht	inaktiv	Täglich morgens erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren offenen Aufgaben und anstehenden Terminen des Tages.
Heißer Lead	inaktiv	Sie erhalten eine E-Mail, wenn einer Ihrer Kontakte als heißer Lead eingestuft wird. Nur sichtbar, wenn Sie keine globale Kontaktansicht haben.

Hinweis: Einzelne Benachrichtigungen können vom Administrator oder Firmenadmin gesperrt werden. Gesperrte Optionen werden ausgegraut angezeigt und können nicht verändert werden.

Anwendungsbeispiele

Neuen Vertriebsmitarbeiter einrichten

Erstellen Sie (falls nicht vorhanden) eine Rollenvorlage „Vertrieb Standard“ mit den passenden Berechtigungen (Bearbeiten, Status, Pipeline – aber nur eigene Kontakte sichtbar).
Legen Sie den neuen Benutzer unter Einstellungen › Benutzer an und wählen Sie die Rollenvorlage.
Aktivieren Sie „Benutzer benachrichtigen“ für die Willkommens-E-Mail.
Richten Sie die persönliche E-Mail-Verbindung unter Einstellungen › Usersync ein (Microsoft, Google oder SMTP).

Team-Leiter mit erweiterten Rechten

Öffnen Sie Einstellungen › Benutzer.
Aktivieren Sie in der Berechtigungsmatrix für den Team-Leiter: Kontakte, Aufgaben, Status und Views.
Über den Zugänge-Button stellen Sie sicher, dass Journal und Auswertungen sichtbar sind.

Gmail als E-Mail-Versand einrichten

Öffnen Sie Einstellungen › Usersync und wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter.
Geben Sie ein: Host smtp.gmail.com, Port 587, Verschlüsselung TLS.
Als Passwort verwenden Sie ein App-Passwort (nicht Ihr normales Gmail-Passwort).
Speichern und testen Sie die Verbindung.

Kampagne per Schalter steuern

Erstellen Sie unter Einstellungen › Flowsteuerung eine neue Steuerung.
Wählen Sie als Tag z.B. „Weihnachtskampagne Aktiv“ und als Darstellung „Schalter“.
Der Schalter erscheint nun im CRM und kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden.

Einstellungen

Benutzer

Neuen Benutzer anlegen

Benutzer bearbeiten

Berechtigungen vergeben

Eingeschränkte Kontakte konfigurieren

Navigationszugänge steuern

Rollen

Rolle erstellen

Systemrollen

Rollenübersicht

Neue Rolle anlegen

Rolle bearbeiten

Rolle löschen

Benutzer einer Rolle zuweisen

Profil kopieren

System

Cache leeren

Gruppen

Flowsteuerung

Neue Steuerung erstellen

Kampagnenstart

Neuen Kampagnenstart einrichten

Voraussetzung in der Kampagne

Empfänger vorab prüfen

Wenn ein Tag gelöscht wurde

Verlauf einsehen

SMTP (E-Mail-Versand)

SMTP einrichten

Gängige E-Mail-Provider

Kalender-Sync

Systemweite Zeitzone

Google-Kalender OAuth2-Zugangsdaten

Vorbereitung in der Google Cloud Console

Zugangsdaten in Octoserv hinterlegen

Felderübersicht

Kalenderverbindung durch Mitarbeiter

Usersync – E-Mail & Kalender pro Mitarbeiter

Verbindungsarten

Microsoft 365 verbinden

Google verbinden

Manuelles SMTP einrichten

Sicherheit

Login-Schutz einrichten

IP-Blacklist

Cron-Job

Cron-Job einrichten

Design

Logo ändern

Logo-Hintergrund im Anmeldebildschirm

Navigations-Reihenfolge

SalesStats

Dropdown-Werte verwalten

Status-Farben zuweisen

Statuslevel (optional)

Bedingte Felder

Pipelines

Automatisierungsserver – Verbindung

Webhook-Einstellungen

Sales-Leads-Datenbank

Journal (Einstellungen)

Globale Journal-Übersicht

Journal in der Kontakt-Box

Ads Performance (Einstellungen)

Meta Ads – Verbindung einrichten

Google Ads – Verbindung einrichten

Einwilligungsbanner (Consent–Banner)

Texte anpassen

Darstellung konfigurieren

LiveChat – Einstellungen

Kanäle

Einbauorte

Vorgaben je Kanal

Zeiten je Wochentag

Supportformular und Ticketseite

Neue Kontakte

Verkaufschat

Support

E-Mail-Anbindung (SMTP & IMAP)

Finanzen / Lexware