Chat

Das Chat-Modul von Octoserv ermöglicht Ihnen die Echtzeit-Kommunikation – sowohl mit Besuchern Ihrer Unternehmenswebsite als auch intern zwischen Ihren Mitarbeitern. Eingehende Anfragen werden automatisch an den regional zuständigen Berater weitergeleitet, neue Kontakte direkt im CRM erfasst und Gespräche für die Abrechnung zeitlich dokumentiert. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Kommunikationskanäle an einem zentralen Ort.

Wofür ist diese Funktion

Der Chat in Octoserv deckt zwei Kommunikationsbereiche ab: den Verkaufs-Chat für eingehende Besucheranfragen von Ihrer Website und den Internen Chat für die direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Beide Bereiche sind in einer übersichtlichen Oberfläche zusammengeführt und können parallel genutzt werden.

Besucheranfragen von der Website in Echtzeit empfangen und beantworten
Automatische Weiterleitung von Anfragen an den regional zuständigen Berater per Postleitzahl
Neue Websitebesucher automatisch als Kontakt im CRM anlegen
Gesprächsdauer für Abrechnungszwecke erfassen
Dateien direkt im Chat übertragen
Interne Direktnachrichten zwischen Mitarbeitern versenden

Unterseiten / Bereiche

Bereich	Beschreibung
Verkaufs-Chat	Eingehende Chat-Anfragen von Besuchern Ihrer Unternehmenswebsite. Enthält Routing, CRM-Anbindung und Zeiterfassung.
Interner Chat	Direktnachrichten zwischen Mitarbeitern Ihres Unternehmens. Mit Übersicht aller Gespräche und Ungelesen-Zähler.

Verkaufs-Chat

Der Verkaufs-Chat empfängt Anfragen, die Besucher über das Chat-Widget auf Ihrer Website stellen. Sobald eine neue Nachricht eingeht, werden Sie durch ein akustisches Signal benachrichtigt – sofern Ihr Browser Sound-Benachrichtigungen erlaubt.

Neue Anfrage bearbeiten

Öffnen Sie den Bereich Chat › Verkaufs-Chat in der Octoserv-Navigation.
Eingehende Anfragen erscheinen in der linken Gesprächsliste. Neue, ungelesene Nachrichten sind farblich hervorgehoben.
Klicken Sie auf eine Anfrage, um das Gespräch zu öffnen.
Geben Sie Ihre Antwort in das Textfeld am unteren Rand ein und bestätigen Sie mit Senden oder der Eingabetaste.
Möchten Sie eine Datei senden, klicken Sie auf das Datei-Symbol im Eingabebereich und wählen Sie die gewünschte Datei aus.
Nach Abschluss des Gesprächs wird die erfasste Gesprächsdauer automatisch gespeichert.

Hinweis: Gibt der Besucher beim Chat-Start seine Postleitzahl an, leitet Octoserv die Anfrage automatisch an den regional zuständigen Berater weiter – sofern die PLZ-Verteilung in den Einstellungen hinterlegt ist.

Automatische CRM-Anbindung

Nimmt ein bisher unbekannter Besucher den Chat auf, legt Octoserv automatisch einen neuen Kontakt im CRM an. Die während des Gesprächs erfassten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse) werden dem Kontaktdatensatz direkt zugeordnet. Sie können den Kontakt anschließend über Kontakte in der Navigation aufrufen und weiter bearbeiten.

Zeiterfassung pro Gespräch

Octoserv zeichnet die Dauer jedes Verkaufs-Chats automatisch auf. Die erfasste Zeit steht für Abrechnungszwecke zur Verfügung. Die Zeiterfassung startet, sobald das Gespräch geöffnet wird, und endet beim Schließen oder Archivieren.

Online-Status

Ihr Online-Status wird Besuchern auf der Website als grüner Indikator angezeigt, solange Sie aktiv im Octoserv-System angemeldet sind. Sind Sie nicht eingeloggt oder inaktiv, erscheint der Status als abwesend – Besucher können in diesem Fall eine Nachricht hinterlassen, die Sie bei der nächsten Anmeldung finden.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie in Octoserv angemeldet bleiben, wenn Sie für Chat-Anfragen erreichbar sein möchten. Ein geschlossenes Browser-Tab oder eine abgelaufene Sitzung setzt Ihren Status auf abwesend.

Interner Chat

Im internen Chat können Mitarbeiter Direktnachrichten untereinander austauschen, ohne die Octoserv-Umgebung verlassen zu müssen. Die Gesprächsliste zeigt alle aktiven Unterhaltungen sowie einen Zähler für ungelesene Nachrichten.

Nachricht an einen Mitarbeiter senden

Öffnen Sie den Bereich Chat › Interner Chat.
Wählen Sie in der Gesprächsliste einen vorhandenen Kontakt aus oder starten Sie ein neues Gespräch über die Schaltfläche Neues Gespräch.
Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter über die Suchfunktion und wählen Sie ihn aus.
Geben Sie Ihre Nachricht in das Eingabefeld ein und senden Sie diese mit Senden oder der Eingabetaste ab.

Ungelesene Nachrichten

Neue, ungelesene Nachrichten werden in der Gesprächsliste durch einen farbigen Zähler neben dem Gesprächseintrag markiert. Zusätzlich erscheint ein Hinweis im Navigationsbereich, damit Sie auch beim Arbeiten in anderen Modulen keine neue Nachricht übersehen.

So verwenden Sie den Chat

Stellen Sie sicher, dass das LiveChat-Modul in Ihrem Octoserv-Paket aktiviert ist (siehe Voraussetzungen).
Melden Sie sich in Octoserv an und navigieren Sie zu Chat in der Hauptnavigation.
Wählen Sie links den gewünschten Bereich: Verkaufs-Chat für Website-Anfragen oder Interner Chat für Mitarbeiterkommunikation.
Bleiben Sie während Ihrer Arbeitszeit in Octoserv angemeldet, damit Ihr Online-Status aktiv ist und eingehende Anfragen sofort ankommen.
Aktivieren Sie Sound-Benachrichtigungen in Ihrem Browser, um bei neuen Nachrichten akustisch informiert zu werden.
Beantworten Sie Anfragen direkt im Chat-Fenster und nutzen Sie den Datei-Upload, um Dokumente oder Bilder zu übertragen.

Hinweis: Die Zeiterfassung im Verkaufs-Chat läuft automatisch – Sie müssen nichts manuell starten oder stoppen. Achten Sie darauf, abgeschlossene Gespräche zu archivieren, damit die erfasste Zeit korrekt gespeichert wird.

Datei-Upload im Chat

Sowohl im Verkaufs-Chat als auch im internen Chat können Sie Dateien direkt im Gespräch versenden. Unterstützte Dateitypen umfassen gängige Dokument- und Bildformate.

Klicken Sie im aktiven Gespräch auf das Datei-Symbol im Eingabebereich.
Wählen Sie die gewünschte Datei von Ihrem Gerät aus.
Die Datei wird hochgeladen und dem Gesprächspartner direkt zum Download angeboten.

Wichtig: Achten Sie beim Versenden von Dateien auf den Datenschutz. Senden Sie keine sensiblen Kundendaten über den Chat, sofern dies nicht ausdrücklich durch Ihre internen Richtlinien erlaubt ist.

Voraussetzungen

Damit der Chat vollständig genutzt werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Das LiveChat-Modul ist in Ihrem Octoserv-Paket aktiv geschaltet.
Der Chat-Zugang ist für Ihr Benutzerkonto unter Einstellungen › Zugänge freigeschaltet.
Für das automatische PLZ-Routing im Verkaufs-Chat muss die Postleitzahlen-Verteilung in den Chat-Einstellungen hinterlegt sein.
Das Chat-Widget ist auf Ihrer Unternehmenswebsite eingebunden (Einrichtung durch Ihren Octoserv-Administrator).

Wichtig: Wenn der Chat-Bereich in Ihrer Navigation nicht sichtbar ist, wurde der Zugang für Ihr Benutzerkonto noch nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder den Octoserv-Support.