Formulareditor

Der Formulareditor ermöglicht es Ihnen, professionelle Webformulare per Drag & Drop zu erstellen und zu verwalten – ganz ohne Programmierkenntnisse. Eingereichte Formulardaten werden direkt in Ihrem Octoserv-Konto gespeichert und können automatisch Kontakte im CRM anlegen oder aktualisieren. So erfassen Sie Leads, Anfragen und Anmeldungen zentral an einem Ort.

Wofür ist diese Funktion

Mit dem Formulareditor erstellen Sie beliebig viele Formulare für Ihre Website oder Landingpages. Die ausgefüllten Formulardaten laufen direkt in Octoserv ein, werden übersichtlich archiviert und können ausgewertet werden. Durch die CRM-Feld-Zuordnung entfällt die manuelle Übertragung von Kontaktdaten – neue Einreichungen werden vollautomatisch zu Kontakten verarbeitet.

Unterseiten / Bereiche

Bereich	Beschreibung
Formulare	Formulare erstellen, bearbeiten und verwalten. Hier bauen Sie Ihr Formular per Drag & Drop zusammen und konfigurieren Felder, Schritte und CRM-Zuordnungen.
Einreichungen	Alle eingegangenen Formulardaten auf einen Blick. Filtern, durchsuchen und als CSV exportieren.
Reports	Auswertungen zu Conversion-Raten und Einreichungsvolumen – um den Erfolg Ihrer Formulare zu messen.

So verwenden Sie den Formulareditor

Neues Formular erstellen

Öffnen Sie den Bereich Formulareditor › Formulare.
Klicken Sie oben rechts auf Neues Formular.
Vergeben Sie einen aussagekräftigen internen Namen für das Formular und bestätigen Sie mit Erstellen.
Sie befinden sich nun im Drag & Drop-Editor. Ziehen Sie gewünschte Feldtypen aus der linken Seitenleiste in den Formular-Bereich.
Klicken Sie auf ein eingefügtes Feld, um dessen Eigenschaften (Bezeichnung, Pflichtfeld, Platzhaltertext) in der rechten Seitenleiste anzupassen.
Ordnen Sie die Felder durch Ziehen in die gewünschte Reihenfolge.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu sichern.

Hinweis: Änderungen am Formular werden erst nach dem Speichern wirksam. Bereits eingebettete Formulare auf externen Seiten übernehmen die Aktualisierungen automatisch.

Verfügbare Feldtypen

Im Formulareditor stehen folgende Feldtypen zur Verfügung:

Text – einzeiliges Freitextfeld
E-Mail – E-Mail-Adresse mit Formatvalidierung
Telefon – Telefonnummer
Dropdown – Auswahlmenü mit vordefinierten Optionen
Checkbox – einzelne oder mehrere Auswahlkästchen
Datei-Upload – Dateianhang durch den Besucher
Datum – Datumsauswahl mit Kalender
Mehrzeilig – großes Texteingabefeld für längere Nachrichten

Multi-Step-Formulare

Für längere Formulare empfiehlt sich die Aufteilung in mehrere Schritte (Steps). So wirkt das Formular übersichtlicher und die Abschlussrate steigt.

Öffnen Sie das gewünschte Formular im Editor.
Klicken Sie auf Schritt hinzufügen in der oberen Werkzeugleiste.
Weisen Sie jedem Schritt die passenden Felder zu, indem Sie diese in den jeweiligen Schritt ziehen.
Vergeben Sie optional einen Schritt-Titel, der dem Besucher als Fortschrittsanzeige angezeigt wird.
Speichern Sie das Formular.

Hinweis: Beim letzten Schritt wird automatisch der Absenden-Button angezeigt. Auf allen vorherigen Schritten erscheint stattdessen ein Weiter-Button.

CRM-Feld-Zuordnung

Jedes Formularfeld kann direkt einem Kontaktfeld in Octoserv zugeordnet werden. Wird ein Formular abgeschickt, legt Octoserv anhand der gemappten Felder automatisch einen neuen Kontakt an – oder aktualisiert einen bereits vorhandenen Kontakt, sofern die E-Mail-Adresse bereits im System bekannt ist.

Zuordnung einrichten

Öffnen Sie das gewünschte Formular im Editor.
Klicken Sie auf ein Formularfeld, das einem CRM-Kontaktfeld entsprechen soll (z. B. das E-Mail-Feld).
Wählen Sie in der rechten Seitenleiste unter CRM-Zuordnung das passende Kontaktfeld aus dem Dropdown aus.
Wiederholen Sie diesen Schritt für alle weiteren Felder, die Sie zuordnen möchten.
Speichern Sie das Formular.

Wichtig: Damit ein Kontakt automatisch angelegt oder zugeordnet werden kann, muss mindestens das Feld E-Mail einem CRM-Kontaktfeld zugewiesen sein. Ohne diese Zuordnung werden Einreichungen zwar gespeichert, aber kein Kontakt im CRM erstellt oder aktualisiert.

Formular auf externen Seiten einbetten

Fertige Formulare können auf beliebigen Websites eingebettet werden. Octoserv stellt dafür zwei Einbettungsmethoden bereit:

Methode	Geeignet für	Besonderheit
iFrame	Alle Websites, auch ohne JavaScript-Unterstützung	Formular wird in einem eigenen Rahmen dargestellt; Styling ist von der Zielseite isoliert
JavaScript	Websites mit aktivem JavaScript	Formular integriert sich nahtlos ins Layout der Zielseite; CSS der Zielseite kann angewendet werden

Einbettcode kopieren

Navigieren Sie zu Formulareditor › Formulare und öffnen Sie das gewünschte Formular.
Klicken Sie oben rechts auf Einbetten.
Wählen Sie die gewünschte Methode: iFrame oder JavaScript.
Kopieren Sie den angezeigten Code-Schnipsel.
Fügen Sie den Code an der gewünschten Stelle im Quellcode Ihrer Website ein.

Einreichungen

Im Bereich Einreichungen sehen Sie alle abgeschickten Formulardaten in chronologischer Reihenfolge. Jede Einreichung zeigt Datum, Uhrzeit sowie alle ausgefüllten Felder.

Filtern und Exportieren

Nutzen Sie die Filterleiste oben, um Einreichungen nach Formular, Zeitraum oder Suchbegriff einzugrenzen.
Klicken Sie auf CSV exportieren, um die gefilterten Einreichungen als Tabellendatei herunterzuladen – z. B. für die Weiterverarbeitung in einem Tabellenkalkulationsprogramm.

Hinweis: Der CSV-Export enthält alle sichtbaren Spalten der aktuellen Filteransicht. Stellen Sie sicher, dass der gewünschte Zeitraum korrekt eingestellt ist, bevor Sie den Export starten.

Reports

Der Bereich Reports gibt Ihnen einen Überblick über die Performance Ihrer Formulare.

Einreichungsvolumen – Wie viele Formulare wurden im gewählten Zeitraum abgeschickt?
Conversion-Rate – Welcher Anteil der Formular-Aufrufe hat zu einer vollständigen Einreichung geführt?

Wählen Sie oben im Report-Bereich den gewünschten Zeitraum sowie das Formular aus, um die Auswertung anzupassen. Die Diagramme aktualisieren sich automatisch.

Hinweis: Für aussagekräftige Conversion-Daten muss das Formular über den JavaScript-Einbettcode eingebunden sein, da nur so Seitenaufrufe zuverlässig gezählt werden können.

Voraussetzungen

Sie benötigen einen aktiven Octoserv-Zugang mit entsprechenden Benutzerrechten für den Formulareditor.
Um Formulare auf externen Websites einzubetten, benötigen Sie Zugriff auf den Quellcode oder das CMS der jeweiligen Website.
Für die automatische Kontaktanlage über die CRM-Feld-Zuordnung muss das Formular mindestens ein E-Mail-Feld enthalten, das dem CRM-Kontaktfeld E-Mail zugeordnet ist.