Import

Wofür ist diese Funktion

Mit dem Import können Sie Kontakte aus einer CSV-Datei (z.B. aus Excel) in Octoserv einlesen. Ein Assistent führt Sie in 5 Schritten durch den Vorgang.

Das brauchen Sie dafür:

• Eine CSV-Datei mit Ihren Kontaktdaten
• Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten (z.B. „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“)
• Mindestens eine Spalte mit E-Mail-Adressen ist Pflicht

CSV-Datei vorbereiten

Bevor Sie starten, prüfen Sie Ihre Datei:

• Speichern Sie die Datei am besten im UTF-8-Format, damit Umlaute korrekt angezeigt werden.
• Das Trennzeichen (Semikolon, Komma etc.) wird automatisch erkannt.
• Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten.

Beispiel:

Tipp: In Excel speichern Sie die Datei über Datei > Speichern unter > CSV UTF-8 (kommagetrennt).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1 – Datei hochladen

1. Öffnen Sie Funktionen > Import.
2. Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in die markierte Fläche oder klicken Sie auf „Datei auswählen“.
3. Der Assistent zeigt Ihnen eine Übersicht: Dateiname, Anzahl der Zeilen, erkanntes Trennzeichen und Spaltenanzahl.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 2 – Felder zuordnen

Hier legen Sie fest, welche Spalte aus Ihrer Datei zu welchem Feld in Octoserv gehört.

1. Der Assistent zeigt jede Spalte Ihrer Datei mit einer Vorschau der Daten.
2. Viele Spalten werden automatisch erkannt (z.B. „email“, „vorname“, „nachname“). Prüfen Sie die Vorschläge und korrigieren Sie bei Bedarf.
3. Spalten, die Sie nicht importieren möchten, lassen Sie auf „– Nicht importieren –“.
4. Wichtig: Mindestens eine Spalte muss dem Feld „E-Mail“ zugeordnet sein.

Schritt 3 – Import-Optionen

Legen Sie fest, welche Eigenschaften die importierten Kontakte bekommen sollen:

• Status: z.B. „Interessent“ oder „Kunde“
• Quelle: Woher die Kontakte stammen (z.B. „Messe“, „Website“)
• Tag: Ein Schlagwort zur Kennzeichnung. Sie können einen vorhandenen Tag wählen oder einen neuen eingeben.
• Duplikat-Behandlung: Was passiert, wenn ein Kontakt mit derselben E-Mail schon existiert? (Siehe unten)
• Opt-in-Status: Setzt den Einwilligungsstatus der importierten Kontakte, z.B. „Bestätigt“. Bleibt das Feld auf „Nicht setzen“, wird der Status nicht verändert. Abgemeldete und blockierte Kontakte bleiben unberührt, solange der Schutz aktiv ist.
  Wichtig: Geändert werden nur neue Kontakte und solche, die auf „Unbestätigt“ stehen. Jeder bereits gesetzte Status – eine Zustimmung, eine gewählte Frequenz oder ein Widerspruch – bleibt unverändert. Das gilt auch dann, wenn der Schutz abgeschaltet ist.
• Abgemeldete Kontakte schützen: Ist standardmäßig aktiv. (Siehe unten)

Abgemeldete Kontakte schützen

Wenn sich jemand vom Newsletter abgemeldet hat, darf ein späterer Import diese Entscheidung nicht wieder aufheben. Genau das verhindert diese Option, die standardmäßig eingeschaltet ist.

Betroffen sind Kontakte mit einem dieser Status: Abgemeldet, Bounced, Spam, Complained oder Blockiert.

Für diese Kontakte gilt beim Import:

• Stammdaten werden aktualisiert – Adresse, Telefonnummer und Firma bleiben also aktuell.
• Kein Tag, kein Status, kein Statuslevel, keine Quelle, kein Besitzer – der Kontakt taucht dadurch in keiner Zielgruppe auf, die über diese Merkmale gebildet wird.
• Der Opt-in-Status bleibt unverändert – auch dann, wenn die hochgeladene Datei eine Spalte dafür enthält.
• Auch bei „Beide behalten“ wird kein zweiter Kontakt angelegt – ein neuer Datensatz hätte sonst wieder einen aktiven Status.

In der Simulation und im Ergebnis sehen Sie eine eigene Kennzahl „Geschützt (abgemeldet)“. Welche Kontakte betroffen waren, steht in der Fehler-CSV.

Tags aus einer Spalte erzeugen

Neben dem Tag im Schritt „Optionen“ können Tags auch aus dem Inhalt einer Spalte entstehen. Ordnen Sie die Spalte im Mapping dem Feld Tags zu – jeder Zellwert wird dann zu einem Tag.

• Mehrere Tags in einer Zelle trennen Sie mit Komma, Semikolon oder Pipe (z.B. Altschüler, VIP Gast).
• Noch nicht vorhandene Tags werden automatisch angelegt.
• Leere Zellen werden übersprungen.
• Der Tag aus den Optionen und die Tags aus der Spalte werden beide gesetzt.

Schritt 4 – Simulation prüfen

Bevor etwas importiert wird, führt der Assistent einen Probelauf durch. Sie sehen vorab:

• Grün: Neue Kontakte, die erstellt werden
• Blau: Bestehende Kontakte, die aktualisiert werden
• Orange: Duplikate, die übersprungen werden
• Rot: Fehlerhafte Zeilen (z.B. fehlende E-Mail)
• Hellblau: Geschützte Kontakte, die abgemeldet sind und deshalb keine Zuordnung erhalten

Bei Fehlern klicken Sie auf „Fehler-Details anzeigen“, um zu sehen, welche Zeilen betroffen sind.

Schritt 5 – Import starten

1. Prüfen Sie die Zusammenfassung Ihrer Einstellungen.
2. Klicken Sie auf „Import jetzt starten“.
3. Ein Fortschrittsbalken zeigt den aktuellen Stand. Schließen Sie den Browser-Tab nicht, bis der Import abgeschlossen ist.
4. Nach Abschluss sehen Sie, wie viele Kontakte erstellt, aktualisiert, übersprungen oder fehlgeschlagen sind.
5. Falls Fehler aufgetreten sind, können Sie über „Fehler-CSV herunterladen“ eine Datei mit den Details herunterladen.

Was passiert bei doppelten E-Mail-Adressen?

In Schritt 3 legen Sie fest, wie mit Kontakten umgegangen wird, deren E-Mail-Adresse schon im System existiert:

Tipps und Hinweise

Empfohlene Spaltennamen

Wenn Sie Ihre Spalten so benennen, erkennt Octoserv die Zuordnung automatisch:

Weitere Hinweise

• Browser-Tab offen lassen: Bei großen Dateien (mehrere tausend Kontakte) kann der Import einige Minuten dauern. Schließen Sie den Browser-Tab in dieser Zeit nicht.
• Leere Zellen: Leere Felder in Ihrer Datei überschreiben keine vorhandenen Daten – das ist sicher.
• Tags: Sie können im Tag-Feld auch einen ganz neuen Namen eingeben. Der Tag wird automatisch erstellt.
• Abbrechen: Wenn Sie den Import abbrechen, bleiben bereits importierte Kontakte erhalten.

Häufige Fehler und Lösungen