Verfahrensdokumentation

Wenn eine Betriebsprüfung ansteht, möchte der Prüfer wissen, wie Ihre Rechnungen entstehen: Wer schreibt sie, wie werden sie nummeriert, wo werden sie aufbewahrt, wer darf sie ändern. Diese Beschreibung heißt Verfahrensdokumentation, und Sie müssen sie vorlegen können.

Octoserv erstellt sie für Sie. Sie finden die Funktion im Menü unter Funktionen › Verfahrensdokumentation.

Die Übersicht zeigt den Stand der Dokumentation, die Nachweise und die offenen Punkte

Was Octoserv für Sie übernimmt

Vieles weiß Octoserv bereits über sich selbst und Ihren Server: welche Bausteine in welcher Version laufen, wie Ihre Rechnungsnummern aufgebaut sind, wer welche Rechte hat, wann zuletzt gesichert wurde. Diese Angaben holt sich das System selbst – jede Nacht neu. Sie müssen sie nicht eintippen.

Gefragt wird nur das, was niemand messen kann: Ihre Firmendaten, wer bei Ihnen wofür zuständig ist, wie Papierbelege bei Ihnen ankommen, welche Geräte Sie einsetzen, welche anderen Programme Sie nutzen.

Den Fragebogen ausfüllen

Klicken Sie oben auf Fragebogen. Die Fragen sind in zehn Abschnitte geordnet, jeder Abschnitt in kleinere Bereiche. Sie können jeden Abschnitt einzeln speichern und später weitermachen – nichts geht verloren.

Der Fragebogen mit Abschnitten, getönten Bereichen und den vorgeschlagenen Firmendaten

Drei Dinge machen das Ausfüllen leichter:

Ihre Firmendaten stehen schon da. Firmierung, Anschrift, Steuernummer und Geschäftsführung kommen aus Ihren Rechnungseinstellungen. Sie müssen sie nur bestätigen oder korrigieren.
„Weiß ich nicht“ ist erlaubt. Setzen Sie das Häkchen, und die Frage wird als offener Punkt vermerkt. Das ist deutlich besser, als etwas hinzuschreiben, das nicht stimmt.
Es werden nur passende Fragen gestellt. Haben Sie keine Kasse, kommen auch keine Kassenfragen. Wollen Sie Papierbelege nach dem Einscannen vernichten, erscheinen dafür zwölf zusätzliche Fragen – sonst nicht.

Oben rechts in jedem Abschnitt sehen Sie, wie viele Pflichtangaben schon vorliegen, zum Beispiel 8 / 12.

Nachsehen, was gemessen wurde

Unter Erhebung sehen Sie alles, was Octoserv selbst ermittelt hat – jeweils mit der Angabe, woher der Wert stammt und wann er gemessen wurde.

Die Erhebung listet jeden gemessenen Wert mit Quelle und Zeitpunkt

Diese Angabe der Quelle ist wichtig: Ein Prüfer kann damit jeden Wert selbst nachvollziehen. Das unterscheidet eine gemessene Angabe von einer Behauptung.

Eine Fassung veröffentlichen

Solange Sie nur am Fragebogen arbeiten, existiert ein Entwurf. Für eine Prüfung zählt erst eine veröffentlichte Fassung.

Klicken Sie auf Versionen. Dort bestätigen Sie jeden Abschnitt einzeln, tragen ein, wer die Freigabe erteilt, und klicken auf Version einfrieren und veröffentlichen.

Die Versionsansicht mit Bestätigung je Abschnitt und der Liste der veröffentlichten Fassungen

Beim Veröffentlichen legt Octoserv das Dokument als PDF ab und versieht es mit einer Prüfsumme. Diese Prüfsumme belegt später, dass die vorgelegte Datei genau die veröffentlichte ist. Eine ältere Fassung bleibt mit ihrem Gültigkeitszeitraum abrufbar – Sie dürfen sie nicht löschen, denn sie ist selbst zehn Jahre aufzubewahren.

Warum Sie jeden Abschnitt einzeln bestätigen müssen: Die Verantwortung für die Richtigkeit liegt bei Ihnen und lässt sich nicht abgeben. Octoserv bereitet auf und misst nach – unterschreiben müssen Sie.

Wie das Dokument aktuell bleibt

Eine Verfahrensdokumentation, die ein Jahr alt ist und Ihr heutiges Vorgehen nicht mehr beschreibt, hilft in einer Prüfung nicht. Deshalb vergleicht Octoserv jede Nacht die veröffentlichte Fassung mit dem tatsächlichen Zustand.

Findet es einen Unterschied – ein neuer Mitarbeiter mit Zugriff, geänderte Rechte, ein anderer Aufbau der Rechnungsnummern –, erscheint er auf der Übersicht unter Soll-Ist-Abgleich. Wichtige Abweichungen kennzeichnen die Fassung als überholt und Sie sehen oben einen deutlichen Hinweis.

Sie haben dann zwei Möglichkeiten:

Den Fragebogen anpassen und eine neue Fassung veröffentlichen – das ist der Normalfall.
Auf Zur Kenntnis klicken, wenn die Änderung Ihr Verfahren nicht berührt. Der Eintrag verschwindet nicht, er bleibt in der Änderungshistorie des Dokuments stehen.

Offene Punkte sind kein Makel

Auf der Übersicht steht eine Liste aller Angaben, die noch fehlen. Dieselbe Liste steht im fertigen Dokument in Kapitel 1.2.

Das ist Absicht. Ein Prüfer, der eine ehrliche Aufstellung der Lücken sieht, vertraut dem Rest mehr. Eine Dokumentation, die Vollständigkeit vorgibt und dann das Kassensystem vergisst, ist im Zweifel schlechter als gar keine.

Was die Funktion nicht leisten kann

Octoserv kennt sich selbst und Ihren Server. Es kennt nicht Ihr Kassensystem, nicht Ihre Bank und nicht die Buchhaltungssoftware Ihrer Kanzlei. Für diese Programme gilt jeweils eine eigene Verfahrensdokumentation. Im Fragebogen benennen Sie sie, damit die Systemliste im Dokument vollständig ist – beschrieben werden sie dort nicht.

Keine Steuerberatung, keine Zertifizierung. Diese Funktion unterstützt Sie beim Erstellen und Aktuellhalten. Eine Bestätigung der Ordnungsmäßigkeit durch das Finanzamt gibt es grundsätzlich nicht – weder für Octoserv noch für ein anderes Programm. Stimmen Sie das fertige Dokument im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung ab.

Wer die Funktion sehen kann

Standardmäßig nur Administratoren. Das Dokument enthält Ihre Steuernummer, eine Übersicht aller Benutzerrechte und Angaben zu Ihrem Server. In der Benutzerverwaltung können Sie den Zugang einzelnen Personen zusätzlich freigeben; das Veröffentlichen einer Fassung bleibt Administratoren vorbehalten.

Wie oft Sie hineinschauen sollten

Ändert sich etwas an Ihrem Vorgehen, gehört das Dokument fortgeschrieben. Unabhängig davon empfiehlt sich eine Durchsicht alle sechs bis zwölf Monate. Der nächtliche Abgleich meldet sich von selbst, wenn etwas auffällt.