Octo Ranking
Octo Ranking bewertet jeden Kontakt mit einem Score von 0 bis 100 und stellt das Ergebnis als Ampelpunkt direkt in der Kontaktliste dar. So sieht der Vertrieb auf einen Blick, welche Kontakte gerade heiß sind – und welche nicht.
Ampelsystem
Statt einer abstrakten Zahl zeigt Octoserv die Bewertung als farbigen Punkt direkt neben jedem Kontakt:
- 🟢 Grün – Hot Lead, sofort kontaktieren (Score ≥ 70)
- 🟡 Gelb – Warmer Kontakt, Interesse vorhanden (Score ≥ 40)
- 🟠 Orange – Lauwarm, Nurturing empfohlen (Score < 40)
- 🔴 Rot – Abgemeldet, Bounce, Spam-Beschwerde oder gesperrt
- 🔵 Blau (KD) – Kunde, Bestandsbetreuung statt Score
11 Bewertungsfaktoren und ein Abzug
Wo andere Systeme nur E-Mail-Öffnungen zählen, kombiniert Octoserv elf Signale zu einem Gesamtbild. Jeder Faktor liefert einen Wert zwischen 0 und 100 % seines Gewichts; die Summe wird auf einen Score von 0 bis 100 umgerechnet. Faktoren, deren Modul nicht läuft oder die auf Ihrer Installation keine Daten haben, bleiben außen vor und verändern die Skala nicht. Ein Kontakt wird also nie dafür bestraft, dass ein Modul fehlt.
| Faktor | Gewicht | Was gemessen wird | Zählt |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Engagement | 25 | Öffnungsrate (40 %), Klickrate (30 %) und wie lange die letzte Öffnung her ist (30 %, Verfall über 90 Tage). 50 % Öffnungen oder 20 % Klicks gelten als Bestwert. Wer noch nie eine Mail bekam, erhält einen neutralen Sockel von 30 %. | immer |
| Funnel-Aktivität | 15 | Ereignisse in automatisierten Abläufen: letzte 30 Tage (70 %, 10 Ereignisse = voll) und gesamt (30 %, 50 = voll). | immer |
| Seitenbesuche | 15 | Besuche der letzten 30 Tage (50 %, 20 = voll), abgesendete Formulare (30 %, 3 = voll), Besuche gesamt (20 %, 100 = voll). | nur wenn Ihre Installation Besuche erfasst (mindestens 5 % der Kontakte mit Daten im letzten Jahr) |
| Aktualität | 15 | Wann hat der Kontakt zuletzt ein Lebenszeichen gegeben? Volle Punkte heute, linearer Verfall auf null nach 90 Tagen. Zählen: Mailöffnungen und Klicks, Formulare, Seitenbesuche, Chats, Anrufe, geöffnete Dokumente, eingehende WhatsApp-Nachrichten. Nicht: Büroarbeit am Kontakt wie Notizen oder Feldänderungen. | immer |
| PLZ-Klasse | 10 | Klasse A = 100 %, B = 60 %, C = 30 %, unklassifiziert = 0. | nur mit PLZ-Klassifizierung und mindestens 5 % klassifizierten Kontakten |
| Lead Score | 20 | Regelbasierte Punkte (Vollständigkeit der Akte, Status-Regeln), normalisiert am höchsten tatsächlich vergebenen Wert (höchstens das eingestellte Maximum, Vorgabe 300). | nur mit aktivem Lead Scoring |
| Funnel-Fortschritt | 10 | Wie viele verschiedene Schritte (60 %, 8 = voll) in wie vielen Abläufen (40 %, 3 = voll) der Kontakt erreicht hat. | immer |
| Aktivitätsdichte | 10 | Einträge im Journal: letzte 30 Tage (70 %, 10 = voll) und gesamt (30 %, 30 = voll). | immer |
| Telefonie | 15 | Anrufe der letzten 90 Tage: Gesprächsergebnis (50 %), Aktualität des letzten Anrufs (30 %, Verfall über 30 Tage), Häufigkeit (20 %, 5 Anrufe = voll). Details unten. | nur mit Telefonie-Modul und Anrufen mit Kontaktbezug |
| Angebot | 20 | Das jüngste Angebot des Kontakts: Stufe (50 %, von Entwurf 15 % über gesendet 45 % und geöffnet 75 % bis angenommen 100 %; abgelehnt 5 %, abgelaufen 10 %), Aktualität (30 %, Verfall über 30 Tage), Intensität (20 %, Öffnungen und PDF-Downloads, 5 = voll). | nur mit Angebotsmodul und mindestens einem Angebot |
| 15 | Antworten des Kontakts in 90 Tagen (35 %, 5 = voll), Aktualität der letzten Antwort (35 %, Verfall über 30 Tage), Lesequote Ihrer Nachrichten (15 %), WhatsApp-Einwilligung (15 %). Wer sich per STOP abmeldet: 0 Punkte. Details unten. | nur mit WhatsApp-Modul und mindestens einer eingegangenen Nachricht |
Dubletten: ein Abzug, kein Faktor
Ein sauberer Kontakt verdient für sein Nichtdublettsein nichts; eine Dublette verliert. Deshalb steht der Dublettenstatus nicht in der Verdienstrechnung, sondern wird nach der Berechnung angewandt: Bei einer aktiven Dublettenwarnung bleiben 20 % des Scores, bei einer deaktivierten Dublette 0 %, bei einer freigegebenen Dublette 100 %. Der Abzug erscheint in der Aufschlüsselung der Kontakt-Box als eigene Zeile. Nur mit Dubletten-Modul.
Neutraler Sockel statt Strafe
Bei E-Mail, Funnel-Aktivität, Seitenbesuchen und Funnel-Fortschritt bekommt ein Kontakt, zu dem noch nichts vorliegt, 30 % des Faktors. Ein neuer Kontakt startet damit nicht bei null, sondern „unbekannt“; erst gemessene Gleichgültigkeit (Mails werden nicht geöffnet) drückt ihn darunter.
Telefonie als Ranking-Faktor
Wenn das Telefonie-Modul aktiv ist, fließen die Anrufe der letzten 90 Tage in den Score ein:
- 50 % Gesprächsergebnis: der Durchschnitt der Bewertungsfaktoren aller Anrufstatus. Ein Anruf ohne eingetragenes Ergebnis zählt vorläufig mit dem Pauschalwert aus den Ranking-Einstellungen (Vorgabe 50), bis jemand das Ergebnis setzt.
- 30 % Aktualität: wie lange der letzte Anruf her ist, Verfall über 30 Tage.
- 20 % Häufigkeit: fünf Anrufe in 90 Tagen sind das Maximum.
Jeder Anrufstatus (Interesse bekundet, Mailbox besprochen, Kein Interesse …) hat einen eigenen Bewertungsfaktor zwischen 0 und 100, einstellbar unter Einstellungen → Telefonie → Anrufstatus & Bewertung. Das Ranking aktualisiert sich sofort, sobald nach einem Anruf ein Ergebnis gesetzt wird.
WhatsApp als Ranking-Faktor
Wer auf dem Handy antwortet, ist näher dran als jeder Newsletter-Öffner. Mit dem WhatsApp-Modul zählt deshalb:
- 35 % Antworten: eingehende Nachrichten des Kontakts in 90 Tagen, fünf sind das Maximum.
- 35 % Aktualität: wie frisch die letzte Antwort ist, Verfall über 30 Tage.
- 15 % Lesequote: Anteil Ihrer zugestellten Nachrichten, die gelesen wurden.
- 15 % Einwilligung: liegt eine WhatsApp-Einwilligung für Werbung vor.
Wer sich per STOP abmeldet, bekommt in diesem Faktor null Punkte mit dem Vermerk „abgemeldet am …“. Das ist ein klares Nein, kein fehlendes Ja. Eine eingehende WhatsApp-Nachricht zählt außerdem als Lebenszeichen für die Aktualität. Neu berechnet wird sofort bei jeder eingehenden Nachricht, jeder beantworteten Frage aus einem Ablauf und jeder erteilten oder entzogenen Einwilligung.
Gewichtung konfigurieren
Alle elf Faktoren gewichten Sie unter Funktionen → Ranking → Gewichtungen mit Reglern; das System rechnet Ihre Gesamtsumme als 100 %. Faktoren nicht installierter Module sind ausgegraut; ihr Gewicht fällt aus der Skala, ohne dass Sie etwas anpassen müssen. Darunter stehen die Schwellwerte für Grün und Gelb, das Maximum des Lead Scores und der Pauschalwert für Anrufe ohne Ergebnis.
Status-Farbzuordnung
Sie können einzelnen Octoserv-Status (z. B. „Termin vereinbart“) eine feste Ampel-Farbe zuweisen, die die berechnete Bewertung übersteuert. Damit lässt sich pro Vertriebsphase eine visuelle Eindeutigkeit erzwingen.
Score-Decay (Aktualität)
Ohne neue Aktivität verliert ein Kontakt über 90 Tage hinweg automatisch an Punkten im Recency-Faktor. Damit fallen inaktive Leads von selbst aus dem hot-lead-Bereich heraus – Sie müssen nichts manuell aufräumen.
Hot-Lead Benachrichtigung
Sobald ein Kontakt erstmals den grünen Score-Bereich erreicht, kann der zuständige Vertriebsmitarbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung lässt sich pro User in den Profil-Einstellungen ein- und ausschalten.