Ersetzungsregeln

Ersetzungsregeln sind Textbausteine, die Sie einmal hinterlegen und danach in beliebig vielen E-Mails, Vorlagen und Seiten wiederverwenden. Sie schreiben im Text nur einen kurzen Code in geschweiften Klammern – beim Versand setzt Octoserv den hinterlegten Text dafür ein.

Der Nutzen zeigt sich beim Ändern: Wenn sich Ihre Öffnungszeiten ändern, passen Sie einen Baustein an statt zwanzig E-Mail-Vorlagen.

Ersetzungsregeln öffnen

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Kampagnen. Rechts finden Sie die Karte Funktionen mit dem Eintrag Ersetzungsregeln.

Uebersicht der Ersetzungsregeln mit Code, Bezeichnung und Beschreibung — Die Übersicht zeigt zu jedem Baustein den Code, die Bezeichnung und wofür er gedacht ist.

Einen Baustein anlegen

Unten rechts auf Neue Regel klicken.
Code vergeben – das ist der Kürzel, den Sie später im Text schreiben. Erlaubt sind Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche, zum Beispiel gruss.
Eine Bezeichnung eintragen, damit Kollegen den Baustein in der Liste wiederfinden.
Optional eine Beschreibung ergänzen: wofür ist der Baustein gedacht?
Den Inhalt eintragen – also den Text, der später eingesetzt wird.
Auf Speichern klicken.

Formular zum Anlegen einer Ersetzungsregel — Beim Anlegen: Code, Bezeichnung, Beschreibung und der Inhalt, der eingesetzt wird.

Einen Baustein verwenden

Schreiben Sie den Code in geschweiften Klammern an die Stelle, an der der Text erscheinen soll. Aus dem Code gruss wird im Text also {gruss}.

Ein Beispiel. Sie schreiben in einer E-Mail:

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir melden uns morgen bei Ihnen.

{gruss}

Beim Kontakt kommt an:

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir melden uns morgen bei Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team von DCom Systems

Praktisch beim Bearbeiten: Öffnen Sie einen bestehenden Baustein, finden Sie unter dem Inhalt ein Feld mit dem fertigen Platzhalter. Ein Klick auf das Symbol daneben kopiert ihn in die Zwischenablage – Sie können ihn direkt in Ihre E-Mail einfügen.

Ändern und löschen

Das Stift-Symbol öffnet einen Baustein zum Bearbeiten, der Papierkorb löscht ihn nach einer Rückfrage.

Vor dem Löschen prüfen: Wird ein Baustein noch in einer E-Mail verwendet und Sie löschen ihn, bleibt der Platzhalter im Text stehen und wird nicht mehr ersetzt. Suchen Sie im Zweifel vorher in Ihren Vorlagen nach dem Code.

Code nachträglich ändern: Sie können den Code eines bestehenden Bausteins ändern. Beachten Sie dabei dasselbe: Texte, die noch den alten Code enthalten, finden den Baustein danach nicht mehr.

Bausteine, die sich lohnen

Code	Inhalt	Wo es hilft
`gruss`	Ihre Grußformel mit Team-Nennung	Jede ausgehende E-Mail
`oeffnungszeiten`	Aktuelle Bürozeiten	Signaturen, Abwesenheitshinweise, Terminbestätigungen
`rueckrufhinweis`	Telefonnummer mit Rückrufangebot	Terminbestätigungen und Nachfass-Mails