Termine

1. Wofuer ist diese Funktion

Die Terminverwaltung in Octoserv dient als zentrale Anlaufstelle fuer alle Aufgaben und Termine. Sie ist ueber den Navigationspunkt "Termine" in der Sidebar erreichbar (/octo/appointments) und bietet zwei sich ergaenzende Darstellungsformen: einen interaktiven Kalender und eine strukturierte Listenansicht mit Zeithorizont-Sektionen.

Im Kalender werden alle offenen Aufgaben visuell auf einem Zeitstrahl dargestellt, waehrend die Listenansicht dieselben Aufgaben nach Zeitfenstern gruppiert (Heute, Morgen, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Komplettuebersicht). Die Terminansicht unterscheidet zwischen kontaktbezogenen Aufgaben (verknuepft mit einem Kontakt) und internen Aufgaben (Staff Tasks), die keinem Kontakt zugeordnet sind.

2. Ziel und Vorteil

• Zeitliche Uebersicht: Der Kalender bietet eine visuelle Darstellung aller anstehenden Aufgaben in Monats-, Wochen- oder Tagesansicht. So laesst sich auf einen Blick erkennen, wann welche Aufgaben faellig sind.
• Flexible Zeithorizonte: Die Listenansicht gruppiert Aufgaben in konfigurierbare Zeitabschnitte (Heute, Morgen, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Alle). Jeder Benutzer kann selbst festlegen, welche Sektionen sichtbar sein sollen.
• Zwei Aufgabentypen: Kontaktbezogene Aufgaben und interne Aufgaben werden farblich unterschieden. So ist sofort erkennbar, ob eine Aufgabe einen Kundenbezug hat oder eine interne Organisationsaufgabe ist.
• Mehrfachzuweisung: Aufgaben koennen mehreren Mitarbeitern oder ganzen Gruppen zugewiesen werden. Alle zugewiesenen Personen werden per Erinnerung benachrichtigt.
• Direkte Navigation: Ein Klick auf eine Aufgabe im Kalender oder in der Liste navigiert direkt zum zugehoerigen Kontakt oder zur Aufgabendetailansicht.
• Konfigurierbarkeit: Der Kalender ist ueber ein Einstellungspanel individuell konfigurierbar (Wochenstart, Wochentags-Anzeige, Kalenderwochen, Farben, sichtbare Sektionen).
• Berechtigungssteuerung: Benutzer sehen nur ihre eigenen zugewiesenen Aufgaben, sofern sie keine globalen Sichtrechte besitzen.

3. Detaillierte Funktionsbeschreibung

3.1 Kalenderansicht

Der Kalender wird im oberen Bereich der Seite dargestellt und bietet drei Ansichtsmodi:

3.1.1 Monatsansicht

• Zeigt den gesamten Monat als Raster mit 7 Spalten (Wochentage) und mehreren Zeilen.
• Jede Zelle repraesentiert einen Tag und zeigt alle offenen Aufgaben fuer diesen Tag an.
• Tage ausserhalb des aktuellen Monats werden als "anderer Monat" visuell abgegrenzt.
• Der aktuelle Tag wird mit einer konfigurierbaren Rahmenfarbe hervorgehoben (Standard: #006899).
• Optional: Kalenderwochen (KW) werden als Beschriftung am linken Rand jeder Zeile angezeigt.
• Optional: Wochentags-Kopfzeile zeigt die Tagesnamen im kurzen (Mo, Di, ...) oder langen Format (Montag, Dienstag, ...).
• Navigation: "Zurueck"- und "Weiter"-Buttons blaettern monatsweise. Der aktuelle Monat wird als Label angezeigt (z.B. "Februar 2026").

3.1.2 Wochenansicht

• Zeigt eine einzelne Kalenderwoche (Montag bis Sonntag) als 7-Spalten-Raster.
• Jeder Tag zeigt die faelligen Aufgaben mit erhoehter Mindesthoehe (180px) fuer bessere Lesbarkeit.
• Navigation: "Zurueck"- und "Weiter"-Buttons springen wochenweise. Das Label zeigt den Zeitraum (z.B. "17.02.2026 -- 23.02.2026").

3.1.3 Tagesansicht

• Zeigt einen einzelnen Tag als einzelne Spalte mit grosser Mindesthoehe (240px).
• Navigation: "Zurueck"- und "Weiter"-Buttons springen tagesweise. Das Label zeigt den vollen Wochentag und das Datum (z.B. "Montag, 17.02.2026").

3.1.4 Aufgabendarstellung im Kalender

Jede Aufgabe im Kalender wird als kompakter Eintrag dargestellt mit:

• Farbpunkt: Ein 10px-Kreis in der Farbe des zugewiesenen Mitarbeiters. Bei Mehrfachzuweisung wird stattdessen ein Gruppen-Icon angezeigt.
• Aufgabentitel: Der Summary-Text der Aufgabe in 12px Schriftgroesse.
• Farbliche Unterscheidung:
  • Kontaktbezogene Aufgaben: Orange-Farbe (var(--sh-orange-600))
  • Interne Aufgaben (Staff): Blau-Farbe (var(--sh-blue-700))
• Verlinkung: Ein Klick auf eine kontaktbezogene Aufgabe navigiert zur Kontaktdetailseite mit der Aufgabe (URL: /octo/contacts?id=X#task-Y). Interne Aufgaben verlinken auf die Terminseite selbst.

3.1.5 Aufgabe direkt im Kalender erstellen

Jede Tageszelle verfuegt ueber einen Plus-Button (+) in der Kopfzeile. Ein Klick darauf oeffnet das Aufgaben-Modal mit dem Datum des angeklickten Tages vorausgefuellt.

3.2 Kalender ein- und ausblenden

Der Button "Kalender ausblenden" in der Toolbar blendet den Kalenderbereich ein oder aus. So koennen Benutzer, die nur die Listenansicht nutzen moechten, den Kalender verbergen.

3.3 Kalender-Konfiguration

Ueber das Zahnrad-Symbol in der Toolbar oeffnet sich ein Einstellungspanel, das folgende Optionen bietet:

• Wochenstart: Montag oder Sonntag als ersten Wochentag festlegen.
• Wochentage anzeigen: Wochentags-Kopfzeile ein- oder ausblenden.
• Wochentags-Format: Kurzform (Mo, Di, ...) oder Langform (Montag, Dienstag, ...).
• Kalenderwochen anzeigen: KW-Labels am linken Rand ein- oder ausblenden.
• Farbe fuer heutigen Tag: Die Rahmenfarbe des aktuellen Tages per Farbwaehler anpassen (Standard: #006899).
• Sichtbare Sektionen: Auswahl, welche Zeithorizont-Sektionen in der Listenansicht angezeigt werden (Heute, Morgen, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Alle).
• Globale Einstellung: Option, die Konfiguration fuer alle Benutzer als Standard zu speichern (fuer Administratoren).

Speicherung: Die Konfiguration wird pro Benutzer als WordPress User-Meta (octo_calendar_config) gespeichert. Falls keine benutzerspezifische Konfiguration existiert, wird die globale Konfiguration (octo_global_calendar_config) oder die Standardwerte verwendet.

Zuruecksetzen: Der "Zuruecksetzen"-Button stellt die Standardeinstellungen wieder her. Nach dem Speichern wird die Seite automatisch neu geladen, damit die Aenderungen wirksam werden.

3.4 Listenansicht (Zeithorizont-Sektionen)

Unterhalb des Kalenders werden Aufgaben in aufklappbaren Sektionen nach Zeithorizonten gruppiert:

Funktionsweise:

• Jede Sektion zeigt in der Kopfzeile den Sektionsnamen und die Anzahl der enthaltenen Aufgaben als Badge.
• Ein Klick auf die Kopfzeile klappt die Sektion auf oder zu (Toggle-Mechanismus mit sanftem Slide-Effekt).
• Aufgaben innerhalb einer Sektion werden nach Faelligkeitsdatum absteigend sortiert (neueste zuerst).
• Jeder Eintrag zeigt den Aufgabentitel, einen Textauszug (maximal 160 Zeichen) und das Faelligkeitsdatum.
• Aufgaben ohne Faelligkeitsdatum erscheinen mit dem Hinweis "ohne Faelligkeitsdatum" und werden nur in der "Kompletten Terminuebersicht" angezeigt.
• Ein Klick auf einen Eintrag navigiert zur zugehoerigen Kontaktseite oder Terminseite.

3.5 Aufgaben erstellen

In der Toolbar befinden sich zwei Buttons zum Erstellen neuer Aufgaben:

3.5.1 Neue Aufgabe (kontaktbezogen)

Erstellt eine Aufgabe, die mit einem Kontakt verknuepft wird.

Felder:

• Kontakt (Pflicht): Suchfeld mit Autovervollstaendigung zum Auswaehlen eines Kontakts.
• Task Summary (Pflicht): Titel der Aufgabe.
• Faellig am: Datum und Uhrzeit im Format dd.mm.yyyy HH:MM, ausgewaehlt ueber einen Flatpickr-Datumspicker mit deutscher Lokalisierung.
• Zugewiesen an: Mehrfachauswahl aus allen CRM-Benutzern. Der aktuelle Benutzer ist standardmaessig vorausgewaehlt. Mehrere Personen koennen mit Strg/Cmd-Klick ausgewaehlt werden.
• Gruppe (optional): Alternativ kann eine Benutzergruppe ausgewaehlt werden. Alle Gruppenmitglieder werden dann benachrichtigt.
• Details: Freitextfeld fuer die Aufgabenbeschreibung. Ueber den Button "Dateien verlinken" koennen globale Dokumente als Links eingefuegt werden.
• Erinnerungen: Checkboxen fuer "Browser-Benachrichtigung" und "E-Mail-Erinnerung". Die zugewiesenen Personen werden zum Faelligkeitsdatum erinnert.

3.5.2 Neue Aufgabe (intern)

Erstellt eine interne Team-Aufgabe ohne Kontaktbezug (Staff Task). Die Felder sind identisch, aber ohne das Kontakt-Feld.

3.6 Farbliche Unterscheidung der Aufgabentypen

Das System unterscheidet visuell zwischen zwei Aufgabentypen:

• Kontaktbezogene Aufgaben (object_type: contact): Werden mit einer orangefarbenen Kennzeichnung dargestellt. Ein Klick fuehrt zur Kontaktdetailseite.
• Interne Aufgaben (object_type: staff): Werden mit einer blauen Kennzeichnung dargestellt. Ein Klick fuehrt zur Terminuebersicht.

3.7 Berechtigungen

• Sichtbarkeit: Die Funktion octo_user_can_see_all_tasks() bestimmt, ob ein Benutzer alle Aufgaben oder nur die eigenen/zugewiesenen sehen kann.
• Globale Sicht: Administratoren und Benutzer mit dem Meta-Feld octo_can_see_all_tasks sehen alle offenen Aufgaben im Kalender und in den Listen.
• Persoenliche Sicht: Andere Benutzer sehen nur Aufgaben, die ihnen ueber die Erinnerungs-Tabelle (octo_task_reminders.user_id) oder direkt (tasks.user_id) zugewiesen sind.

3.8 Automatisches Scrollen

Beim Laden der Seite scrollt der Kalender automatisch zum heutigen Tag (sofern der Kalender sichtbar ist), damit der Benutzer sofort den aktuellen Tag im Blick hat.

3.9 Hilfe-Button

Neben der Seitenueberschrift "Termine" befindet sich ein Hilfe-Button, der ueber Octo_Help::get_help_button('termine') kontextbezogene Hilfeinformationen bereitstellt.

4. Benutzerdokumentation / Anwendung

4.1 Terminansicht oeffnen

Die Terminverwaltung wird ueber den Navigationspunkt "Termine" (mit dem Kalender-Icon) in der linken Sidebar erreicht.

4.2 Kalenderansicht nutzen

1. Standardmaessig wird die Monatsansicht angezeigt.
2. Ueber die Buttons "Monat", "Woche" und "Tag" in der Toolbar zwischen den Ansichtsmodi wechseln.
3. Mit den Pfeilbuttons (links/rechts) den angezeigten Zeitraum vor- oder zurueckblaettern.
4. Auf eine Aufgabe im Kalender klicken, um direkt zum zugehoerigen Kontakt oder zur Aufgabe zu navigieren.

4.3 Aufgabe im Kalender erstellen

1. Den gewuenschten Tag im Kalender finden.
2. Auf das Plus-Symbol (+) in der Kopfzeile des Tages klicken.
3. Das Aufgaben-Modal oeffnet sich mit dem Datum vorausgefuellt.
4. Titel eingeben, optional Kontakt zuweisen und weitere Felder ausfuellen.
5. Auf "Speichern" klicken.

4.4 Aufgabe ueber die Toolbar erstellen

1. Fuer eine kontaktbezogene Aufgabe auf "Neue Aufgabe" klicken.
2. Fuer eine interne Aufgabe auf "Neue Aufgabe (intern)" klicken.
3. Im Modal alle erforderlichen Felder ausfuellen.
4. Optional Erinnerungen aktivieren (Browser und/oder E-Mail).
5. Speichern.

4.5 Listenansicht nutzen

1. Unterhalb des Kalenders werden die Zeithorizont-Sektionen angezeigt.
2. "Termine heute" und "Termine morgen" sind standardmaessig geoeffnet.
3. Auf die Kopfzeile einer geschlossenen Sektion klicken, um sie aufzuklappen.
4. Die Zahl rechts in der Kopfzeile zeigt die Anzahl der Aufgaben in der Sektion.
5. Auf eine Aufgabe klicken, um zum zugehoerigen Kontakt zu navigieren.

4.6 Kalender konfigurieren

1. Auf das Zahnrad-Symbol neben dem Button "Kalender ausblenden" klicken.
2. Im Einstellungspanel die gewuenschten Optionen anpassen (Wochenstart, Wochentage, KW, Farbe, sichtbare Sektionen).
3. Auf "Speichern" klicken. Die Seite wird automatisch neu geladen.
4. Um die Standardeinstellungen wiederherzustellen, auf "Zuruecksetzen" klicken.

4.7 Kalender ein- und ausblenden

1. Auf den Button "Kalender ausblenden" in der Toolbar klicken, um den Kalenderbereich auszublenden.
2. Erneut klicken, um den Kalender wieder einzublenden.

5. Anwendungsbeispiele

5.1 Vertriebsmitarbeiter: Tagesplanung

Ein Vertriebsmitarbeiter oeffnet morgens die Terminansicht in der Monatsansicht. Er sieht die Aufgaben der aktuellen Woche als farbige Punkte in den Kalenderzellen. Orange Punkte zeigen Kundentermine, blaue Punkte interne Aufgaben. Er wechselt in die Tagesansicht fuer heute und sieht drei anstehende Aufgaben: einen Rueckruf bei Firma ABC, ein Follow-up-Angebot und eine interne Teambesprechung. Er beginnt mit dem Rueckruf, klickt auf die Aufgabe und wird direkt zur Kontaktseite von Firma ABC weitergeleitet.

5.2 Teamleiter: Wochenplanung im Team

Eine Teamleiterin mit globalen Sichtrechten oeffnet die Wochenansicht. Sie sieht alle Aufgaben des gesamten Teams, verteilt auf die Wochentage. Anhand der farbigen Mitarbeiter-Punkte erkennt sie, dass der Dienstag stark ausgelastet ist, waehrend der Donnerstag noch Kapazitaeten hat. Sie erstellt ueber den Plus-Button im Donnerstag-Feld eine neue Aufgabe und weist sie einem weniger ausgelasteten Mitarbeiter zu.

5.3 Sachbearbeiter: Quartalsuebersicht pruefen

Ein Sachbearbeiter moechte wissen, welche groesseren Aufgaben in den naechsten drei Monaten anstehen. Er scrollt zur Sektion "Termine Quartal" in der Listenansicht und klappt sie auf. Er sieht 12 Aufgaben, sortiert nach Faelligkeit, mit Kurzbeschreibung und Datum. Fuer jede Aufgabe kann er direkt zum zugehoerigen Kontakt navigieren, um Details zu pruefen.

5.4 Assistent: Kalender an persoenliche Vorlieben anpassen

Eine Assistentin bevorzugt die Woche mit Sonntag als ersten Tag und moechte keine Kalenderwochen sehen. Sie oeffnet die Kalender-Konfiguration ueber das Zahnrad-Symbol, stellt den Wochenstart auf "Sonntag", deaktiviert die KW-Anzeige und waehlt als Tageshighlight-Farbe ein Dunkelgruen. Nach dem Speichern wird der Kalender sofort in der neuen Konfiguration dargestellt.

5.5 Projektmanager: Interne Aufgabe mit Gruppenzuweisung

Ein Projektmanager muss eine interne Aufgabe erstellen, die das gesamte Vertriebsteam betrifft. Er klickt auf "Neue Aufgabe (intern)", gibt den Titel "Quartals-Reporting vorbereiten" ein, setzt das Faelligkeitsdatum auf den Monatsletzten und waehlt unter "Gruppe" die Gruppe "Vertrieb" aus. Alle Mitglieder der Vertriebsgruppe erhalten eine Erinnerung. Die Aufgabe erscheint mit blauer Kennzeichnung im Kalender und ist nicht an einen spezifischen Kontakt gebunden.