Termine

Die Terminverwaltung ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben und Termine. Sie bietet zwei Darstellungen: einen Kalender und darunter eine Listenansicht, die Aufgaben nach Zeithorizonten gruppiert (Heute, Morgen, Woche, Monat usw.).

Aufgaben gibt es in zwei Varianten: Kontaktbezogene Aufgaben (orange, mit einem Kunden oder Interessenten verknüpft) und interne Aufgaben (blau, ohne Kontaktbezug, z.B. für Teambesprechungen).

Kalenderansicht

Der Kalender zeigt alle offenen Aufgaben auf einem Zeitstrahl. Sie können zwischen drei Ansichten wechseln:

Mit den Pfeilbuttons blättern Sie vor und zurück. In jeder Tageszelle finden Sie ein Plus-Symbol (+) zum schnellen Erstellen neuer Aufgaben.

Kalender konfigurieren

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der Toolbar. Das Panel hat drei Reiter: Ansicht (die Darstellung des Kalenders, siehe unten), Mein Kalender (Ihren eigenen Google-, Outlook- oder CalDAV-Kalender verbinden) und, nur für Administratoren, Telefonassistentin (siehe unten). Unter „Ansicht“ passen Sie den Kalender an:

• Wochenstart (Montag oder Sonntag)
• Wochentage anzeigen oder ausblenden
• Kalenderwochen ein-/ausblenden
• Farbe für den heutigen Tag ändern
• Sichtbare Zeithorizont-Sektionen in der Listenansicht wählen

Der Button „Kalender ausblenden“ blendet den Kalender aus, sodass nur die Listenansicht sichtbar ist.

Listenansicht

Unterhalb des Kalenders werden Aufgaben in aufklappbaren Sektionen nach Zeitraum gruppiert:

Klicken Sie auf die Kopfzeile einer Sektion, um sie auf- oder zuzuklappen. Die Zahl neben dem Namen zeigt, wie viele Aufgaben enthalten sind.

Aufgabe erstellen

Im Kalender

1. Den gewünschten Tag im Kalender finden.
2. Auf das Plus-Symbol (+) klicken.
3. Das Datum ist bereits ausgefüllt. Titel eingeben und optional einen Kontakt zuweisen.
4. Auf „Speichern“ klicken.

Über die Toolbar

In der Toolbar finden Sie zwei Buttons:

• Neue Aufgabe (kontaktbezogen): Verknüpft mit einem Kontakt. Felder: Kontakt (Pflicht), Titel (Pflicht), Fälligkeitsdatum, Zuweisung, Details und Erinnerung.
• Neue Aufgabe (intern): Ohne Kontaktbezug, z.B. für Team-Aufgaben. Gleiche Felder, nur ohne Kontakt-Auswahl.

Aufgaben können mehreren Personen oder einer Gruppe zugewiesen werden.

Kontakt zum Termin einladen

Bei einer kontaktbezogenen Aufgabe finden Sie unten im Dialog die Checkbox „Kontakt zu diesem Termin per E-Mail einladen“. Der Kontakt erhält dann sofort eine Einladung mit Kalender-Datei und am Fälligkeitstag zusätzlich eine Erinnerung.

Persönliche Nachricht schreiben

Sobald Sie die Checkbox aktivieren, klappt ein Textfeld auf: „Persönliche Nachricht an den Kontakt“. Was Sie hier schreiben, steht in der Einladung über den Termindaten – etwa worum es geht oder was der Kontakt mitbringen sollte.

Alles andere ergänzt Octoserv automatisch:

• Anrede – aus dem Feld „Anrede“ des Kontakts („Sehr geehrte Frau Müller“). Fehlt die Angabe, wird „Guten Tag“ verwendet.
• Terminblock – Thema, Datum, Uhrzeit von–bis und Ihr Name als Ansprechpartner.
• Kalender-Datei zum Eintragen in Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender.

Tipp: Einen Text, den Sie immer wieder verwenden, hinterlegen Sie unter Einstellungen › SMTP als „Standardtext für Termineinladungen“. Er wird dann vorgeschlagen und lässt sich für jeden Termin anpassen.

Die Erinnerung am Fälligkeitstag bleibt bewusst kurz und sachlich – Ihr persönlicher Text steht nur in der Einladung.

Prüfen, ob die Einladung rausging

Nach dem Speichern meldet Octoserv getrennt zurück, was mit der Einladung passiert ist – die Aufgabe kann gespeichert sein, obwohl die E-Mail nicht versendet werden konnte:

• Sofort: eine grüne Meldung mit der Empfängeradresse, oder eine rote Meldung mit dem Grund des Fehlers.
• Später: im Journal des Kontakts steht jede Einladung und jede Erinnerung mit Datum und Empfänger – auch dann, wenn sie fehlgeschlagen ist.
• Im Termin: Öffnen Sie die Aufgabe erneut, sehen Sie unter dem Textfeld, wann zuletzt an wen gesendet wurde. Dort können Sie die Einladung mit dem aktuellen Text auch erneut senden.

Was „versendet“ bedeutet: Der Mailserver hat die Nachricht angenommen. Manche Empfänger-Server verzögern die Zustellung um einige Minuten (Greylisting) – die Einladung ist dann unterwegs, aber noch nicht im Postfach. Kommt sie gar nicht an, hilft ein Blick ins Journal und die Rückfrage bei uns.

Aufgabe als erledigt markieren

Überall dort, wo eine Aufgabe angezeigt wird, finden Sie eine grüne Schaltfläche mit Häkchen. Ein Klick darauf setzt die Aufgabe auf „erledigt“:

• Terminkalender: in jeder Tageszelle direkt neben dem Aufgabentitel
• Listenansicht: in jeder Zeile der Zeithorizont-Bereiche (Heute, Morgen, Woche …)
• Aufgaben-Dialog: unten links als Schaltfläche „Erledigt“, sobald Sie eine bestehende Aufgabe bearbeiten
• Kontakt: in der Aufgabenliste der Kontaktansicht
• Dashboard: in den Bereichen „Nächste Fälligkeiten“ und „Überfällige Aufgaben“

Bei den kleinen Schaltflächen in Listen und Tabellen werden Sie einmal um Bestätigung gebeten, damit nichts versehentlich abgeschlossen wird.

Gut zu wissen: Mit dem Abschliessen entfallen automatisch alle noch ausstehenden Erinnerungen zu dieser Aufgabe – weder E-Mail noch Bildschirmhinweis kommen danach noch.

E-Mail-Benachrichtigungen

Unter „Ansicht anpassen“ → „Benachrichtigungen“ können Sie zwei optionale E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren (beide standardmäßig aus):

• Tagesübersicht (täglich um 6 Uhr): Alle heute fälligen Aufgaben in einer übersichtlichen E-Mail – mit direktem Link zu jeder Aufgabe in Octoserv.
• ICS-Datei bei Terminbuchung: Wenn online ein Termin gebucht wird, erhalten Sie eine E-Mail mit Kalender-Datei zum Importieren in Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender.

Tipp: Browser-Benachrichtigungen funktionieren unabhängig davon und können zusätzlich genutzt werden.

Erinnerungen kommen pünktlich – oder gar nicht: Eine Erinnerung wird nur zugestellt, solange die Fälligkeit höchstens fünf Minuten zurückliegt. Konnte sie in diesem Zeitfenster nicht zugestellt werden, verfällt sie. So erhalten Sie keine Hinweise mehr auf Termine, die längst vorbei sind. Die Aufgabe selbst bleibt natürlich bestehen und erscheint im Dashboard unter „Überfällige Aufgaben“.

Anwendungsbeispiele

Tagesplanung am Morgen

Öffnen Sie morgens die Terminansicht. Orange Punkte zeigen Kundentermine, blaue Punkte interne Aufgaben. Wechseln Sie in die Tagesansicht, um alle heutigen Aufgaben im Detail zu sehen. Klicken Sie auf eine kontaktbezogene Aufgabe, um direkt zur Kontaktseite zu gelangen.

Wochenplanung im Team

Nutzen Sie die Wochenansicht, um die Auslastung Ihres Teams zu erkennen. Anhand der farbigen Punkte sehen Sie, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wie viele Aufgaben hat. Über den Plus-Button können Sie neue Aufgaben gezielt einem weniger ausgelasteten Mitarbeiter zuweisen.

Interne Team-Aufgabe erstellen

Klicken Sie auf „Neue Aufgabe (intern)“, geben Sie den Titel ein (z.B. „Quartals-Reporting vorbereiten“), setzen Sie das Fälligkeitsdatum und wählen Sie die Gruppe „Vertrieb“. Alle Gruppenmitglieder werden benachrichtigt. Die Aufgabe erscheint blau im Kalender.

Termineinladungen

Mit Termineinladungen können Sie einem Kontakt oder internen Mitarbeiter mehrere Terminvorschläge senden. Der Eingeladene wählt einen passenden Zeitslot aus – der bestätigte Termin erscheint automatisch im Kalender beider Beteiligten. So entfällt das mühsame Hin-und-Her bei der Terminfindung.

Zusätzlich können Sie bereits mündlich vereinbarte Termine als „Mündlich bestätigt“ erfassen. Dabei wird der Termin sofort im Kalender angelegt und eine Bestätigung per E-Mail versendet.

Termineinladung erstellen

Sie können eine Termineinladung auf zwei Wegen starten:

• Aus der Terminverwaltung: Klicken Sie in der Toolbar auf „Termineinladung“.
• Aus der Kontakt-Detailansicht: In der Aufgaben-Box finden Sie ebenfalls den Button „Termineinladung“.

Es öffnet sich ein Dialog mit folgenden Feldern:

So funktioniert der Ablauf

Terminvorschlag

1. Sie erstellen die Einladung und klicken auf „Einladung senden“.
2. Der Eingeladene erhält eine E-Mail mit allen vorgeschlagenen Zeitslots. Jeder Slot enthält einen direkten „Bestätigen“-Button.
3. Ein Klick auf den Button bestätigt den Termin sofort – keine weitere Bestätigung nötig.
4. Beide Seiten erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einer ICS-Kalenderdatei zum Importieren in Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender.
5. Der bestätigte Termin erscheint automatisch im Octoserv-Kalender beider Beteiligten.

Mündlich bestätigt

1. Wählen Sie den Typ „Mündlich bestätigt“.
2. Geben Sie nur einen Zeitslot ein (da der Termin bereits feststeht).
3. Der Termin wird sofort im Kalender angelegt.
4. Der Eingeladene erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit ICS-Datei.

Erinnerung und Ablauf

Hat der Eingeladene nicht rechtzeitig reagiert, greift das automatische Erinnerungssystem:

1. Erinnerung: Octoserv sendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail (z.B. 1 Woche vor dem frühesten vorgeschlagenen Termin). Die Erinnerung enthält alle offenen Terminslots mit direkten Bestätigungs-Buttons.
2. Automatischer Ablauf: Reagiert der Eingeladene auch nach der Erinnerung nicht innerhalb der eingestellten Ablaufzeit (z.B. 24 Stunden), wird der Vorschlag automatisch als abgelaufen markiert. Der Ersteller wird darüber per E-Mail informiert.

Statusübersicht

In der Kontakt-Detailansicht sehen Sie alle Termineinladungen für einen Kontakt mit ihrem aktuellen Status. Über das Kontextmenü können Sie eine Einladung erneut senden oder stornieren.

Darstellung im Kalender

Termineinladungen werden im Kalender farblich unterschieden:

• Ausstehende Vorschläge: Erscheinen als goldgelbe, gestrichelte Einträge. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Termine noch nicht bestätigt sind.
• Bestätigte Termine: Werden als reguläre Aufgabe angezeigt – orange bei Kontaktbezug, blau bei internen Terminen.

E-Mail-Vorlagen anpassen

Die Texte der Termineinladungs-E-Mails können Sie unter Einstellungen › E-Mail › Templates individuell anpassen. Dort finden Sie drei Vorlagen:

• Terminvorschlag: Die initiale Einladungs-E-Mail mit den vorgeschlagenen Zeitslots.
• Terminerinnerung: Die automatische Erinnerung vor dem Ablauf.
• Terminbestätigung: Die Bestätigungs-E-Mail nach Auswahl eines Slots.

Alle E-Mails verwenden automatisch das Logo und die Unternehmensangaben aus Ihren E-Mail-Einstellungen (Einstellungen › E-Mail › Design). So erhalten Ihre Kunden E-Mails im Corporate Design Ihres Unternehmens.

Häufige Fragen

Muss der Eingeladene sich einloggen, um den Termin zu bestätigen?
Nein. Externe Kontakte bestätigen direkt über den Link in der E-Mail – ohne Login oder Registrierung. Ein Klick auf „Bestätigen“ in der E-Mail reicht aus.

Kann ich mehrere Terminvorschläge gleichzeitig senden?
Ja. Sie können beliebig viele Zeitslots in einer Einladung hinzufügen. Der Eingeladene wählt genau einen Slot aus.

Was passiert, wenn ein vorgeschlagener Termin mit einem bestehenden kollidiert?
Sie erhalten beim Erstellen einen Warnhinweis. Sie können den Slot trotzdem übernehmen. Der Eingeladene sieht diese Kollisionsinformation nicht.

Kann ich eine gesendete Einladung zurückziehen?
Ja. In der Kontakt-Detailansicht können Sie eine ausstehende Einladung über das Kontextmenü stornieren.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn der Termin bestätigt wird?
Ja. Sowohl Sie als Ersteller als auch der Eingeladene erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einer ICS-Kalenderdatei.

Wo finde ich bestätigte Termine?
Bestätigte Termine erscheinen als reguläre Aufgabe im Kalender und in der Listenansicht. Zusätzlich werden sie über die Kalender-Synchronisation (Google, Outlook, Nextcloud) synchronisiert, sofern diese eingerichtet ist.

Telefonassistentin

Wenn niemand ans Telefon geht, kann eine Sprachassistentin das Gespräch führen und alles an Octoserv übergeben: Kontakt, Notiz, Berater, Terminvorschläge oder Rückruf-Aufgabe. Eingerichtet wird sie als Trigger im Flow-Editor und im Reiter „Telefonassistentin“ des Panels „Kalender konfigurieren“ (nur Administratoren). Anleitung mit Bildern, Beispiel-Anweisungen und Werkzeug-Definition: Telefonassistentin.

Terminvorschläge aus Formularen

Statt einen Kalender mit freien Slots zu zeigen, fragt ein Formular nur ab, wann es dem Interessenten am besten passt (bevorzugte Wochentage und Zeitfenster). Octoserv wählt daraus automatisch 2–3 freie Termine – unter Berücksichtigung Ihrer Verfügbarkeit und bereits belegter Zeiten – und sendet sie als Termineinladung. So wirken Sie nie „ausgebucht-leer“, und Sie müssen keine Slots manuell pflegen.

Einrichtung in drei Schritten

1. Terminplaner im Formular aktivieren: Öffnen Sie Ihr Formular im Formulareditor und klappen Sie den Abschnitt „Terminplaner“ auf. Dort legen Sie alles an einem Ort fest: zuständiger Mitarbeiter oder Round-Robin, Zeitfenster und angebotene Wochentage, Vorlaufzeit (in Werktagen), Termindauer, Anzahl der Vorschläge sowie ob automatisch gesendet oder erst zur Freigabe.
2. Verfügbarkeit festlegen: Jeder Mitarbeiter trägt unter Einstellungen → Profil → Terminbuchung seine buchbaren Zeiten ein und aktiviert „Als Terminansprechpartner verfügbar“.
3. Fertig: Sobald ein Interessent das Formular absendet, wählt Octoserv automatisch freie Termine aus (Verfügbarkeit + bereits belegte Zeiten) und verschickt die Vorschläge. Der zuständige Mitarbeiter erhält zusätzlich eine E-Mail mit Link zum Kontakt – auf Wunsch auch einen Bildschirm-Hinweis in Octoserv.

Formular-Felder

Das Formular braucht zwei Felder: „Bevorzugte Wochentage“ und „Bevorzugtes Zeitfenster“. Sobald Sie den Terminplaner im Formular aktivieren, fügt Octoserv diese beiden Felder automatisch hinzu. Der Abschnitt „Terminplaner“ zeigt oben an, ob die Felder vorhanden sind, und legt fehlende auf Klick an. Reihenfolge und Beschriftung können Sie anschließend wie bei jedem anderen Feld anpassen.

Externe Seiten einbinden

Möchten Sie das Formular auf einer eigenen Website anbieten (z. B. Ihrer Firmenseite), betten Sie das Octoserv-Formular direkt dort ein – über den Einbett-Code bzw. die Formular-Adresse aus dem Formulareditor. Die Terminvorschläge laufen dann genauso wie bei internen Formularen: Der Interessent wählt seine Präferenz, Octoserv sendet passende Vorschläge. Zusätzliche Formularfelder (Name, E-Mail, weitere Angaben) werden dem Kontakt als Information mitgespeichert.

Automatik oder Freigabe – zwei Arbeitsweisen

Im Terminplaner des Formulars entscheiden Sie, wie es nach dem Absenden weitergeht:

Einen vorbereiteten Vorschlag freigeben und senden

Vorbereitete Vorschläge finden Sie in der Kontakt-Detailansicht in der Box Aufgaben / Termine:

1. Öffnen Sie den Kontakt. Der offene Terminvorschlag wird als Karte angezeigt.
2. Zum direkten Versand klicken Sie auf der Karte auf das Senden-Symbol (Briefumschlag) – die Einladung geht mit den vorbereiteten Terminen an den Interessenten.
3. Möchten Sie vorher etwas ändern (Uhrzeiten, Ort, Text), öffnen Sie den Vorschlag. Mit „Speichern & senden“ sichern Sie Ihre Änderungen und verschicken die Einladung in einem Schritt; „Nur speichern“ legt sie ohne Versand ab.

Wenn gerade kein Termin frei ist

Findet Octoserv zum Wunsch des Interessenten keinen freien Termin (z. B. weil der Kalender voll ist), wird die Anfrage trotzdem nicht verworfen: Sie landet als offener Terminvorschlag „ohne Termine“ beim Kontakt, zusammen mit dem Kundenwunsch-Hinweis. Der Mitarbeiter trägt dann von Hand passende Termine ein und sendet sie – kein Interessent geht verloren.

Abwechslungsreiche Terminvorschläge

Damit ein Vorschlag nicht an mehreren Tagen dieselbe Uhrzeit anbietet, verteilt Octoserv die vorgeschlagenen Termine auf unterschiedliche Uhrzeiten über die freien Zeiten hinweg. Das wirkt natürlicher und erhöht die Chance, dass ein passender Termin dabei ist.