Projekte

Das Projektmodul ist ein vollständiges Projektmanagement-Werkzeug direkt in Octoserv. Sie können Projekte anlegen, Aufgaben per Kanban-Board organisieren, Zeiten erfassen und daraus direkt Rechnungen erstellen – alles verknüpft mit Ihren Kontakten und Support-Tickets.

Projektliste

Die Startseite zeigt alle aktiven Projekte als Karten. Jede Karte zeigt:

• Projektname und Kunde (Firma)
• Offene Aufgaben – grauer Badge mit Anzahl der noch nicht erledigten Tasks
• Nicht abgerechnete Stunden – oranger Badge, sobald erfasste, aber noch nicht fakturierte Zeit vorhanden ist
• Mitarbeiter-Avatare – die ersten drei Teammitglieder werden als farbige Initialen-Kreise angezeigt, dahinter „+N“ für weitere
• Fälligkeitsdatum – rot, wenn überfällig

Team-Übersicht & Zeitstrahl

Der Tab Team besteht aus zwei Teilen:

• Mitglieder-Karten (oben, ein-/ausklappbar per Akkordion): Pro Person eine Karte mit allen Projekten und der Anzahl offener Aufgaben.
• Ressourcen-Zeitstrahl (unten, immer sichtbar): Pro Mitarbeiter eine horizontale Zeile mit farbigen Balken für Projekte und schmäleren Balken für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum. So erkennen Sie sofort Auslastungs-Lücken und Überlappungen.

Zeitstrahl – Bedienung

Projekt bearbeiten und löschen

In der Fußzeile jeder Projektkarte befinden sich zwei Icons:

• Stift-Icon (✎) – öffnet das Bearbeitungs-Formular mit allen Projektdaten
• Papierkorb-Icon (🗑) – archiviert das Projekt nach Sicherheitsabfrage

Hinweis: Nur der Projektadmin (Ersteller oder Mitglied mit Owner-Rolle) kann Projekte tatsächlich ändern oder löschen. Andere Benutzer sehen die Icons ebenfalls, erhalten aber eine Fehlermeldung, wenn sie keine Berechtigung haben.

Projekt erstellen

Klicken Sie oben rechts auf + Neues Projekt. Im Formular können Sie festlegen:

Nach dem Speichern wird das Projekt geöffnet und Sie landen direkt im Kanban-Board.

Kanban-Board

Das Kanban-Board zeigt alle Aufgaben des Projekts in Spalten. Jede Spalte repräsentiert einen Bearbeitungsstand (z. B. „Offen“, „In Arbeit“, „Erledigt“).

Spalten verwalten

• Neue Spalte: Klicken Sie auf das +-Symbol rechts neben den vorhandenen Spalten
• Spalte umbenennen: Klicken Sie auf den Spaltentitel
• Spalte löschen: Über das Einstellungs-Symbol in der Spalte
• Reihenfolge: Spalten können per Drag & Drop umsortiert werden

Aufgaben

Jede Aufgabenkarte zeigt Priorität, Titel, Fälligkeitsdatum und zugewiesene Mitarbeiter. Per Drag & Drop verschieben Sie Aufgaben zwischen Spalten.

Neue Aufgabe anlegen: Klicken Sie auf + Aufgabe am Fuß einer Spalte oder oben im Board.

Aufgabe – Detailansicht

Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet das Detail-Panel. Hier finden Sie alle Informationen und können direkt bearbeiten:

Metadaten

Checkliste

Unterhalb der Metadaten finden Sie die Checkliste. Sie können beliebig viele Teilaufgaben anlegen:

• Eintrag hinzufügen: Text ins Eingabefeld unten eingeben und Enter drücken oder Hinzufügen klicken
• Abhaken: Checkbox links neben dem Text anklicken – der Text wird durchgestrichen
• Bearbeiten: Auf den Text klicken, ändern, Enter oder Klick woanders zum Speichern
• Löschen: X-Symbol rechts neben dem Eintrag
• Umsortieren: Per Drag & Drop am Griff-Symbol (⁝) links

Der Fortschrittsbalken oben zeigt, wie viele Einträge bereits abgehakt sind (z. B. „3/5 – 60%“). Bei 100 % färbt er sich grün.

Zeiterfassung

Im Aufgaben-Panel finden Sie den Abschnitt Zeit mit zwei Wegen:

• ▶ Timer – startet die Uhr für diese Aufgabe.
• + Manuell – ein Eintrag mit frei gewählter Start- und Endzeit, optionaler Beschreibung und dem Schalter abrechenbar.

Alle Einträge einer Aufgabe stehen darunter als Liste und lassen sich bearbeiten oder löschen.

Die schwebende Uhr

Sobald eine Uhr läuft, erscheint sie als schwebende Anzeige über der Seite – sie bleibt sichtbar, egal ob Sie im Kanban-Board, in der Projektliste oder in einer anderen Aufgabe sind.

Kommentare

Am Ende des Panels können alle Teammitglieder Kommentare hinterlassen. Ideal für Rückfragen, Statusupdates oder kurze Absprachen direkt an der Aufgabe.

Team & Mitarbeiter-Zuweisung

Projektmitglieder verwalten

Im Projekt-Header finden Sie das Team-Panel (zusammenklappbar). Es zeigt alle Mitglieder mit Rolle und Beitrittsdatum. Um jemanden hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf + Mitglied hinzufügen
2. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus dem Dropdown
3. Die Person erscheint sofort als Mitglied

Mitglieder entfernen: Klicken Sie auf das X neben dem Namen. Der Projektinhaber kann nicht entfernt werden.

Aufgaben zuweisen

In der Aufgaben-Detailansicht können Sie unter Zugewiesen beliebig viele Projektmitglieder zuweisen. Klicken Sie auf einen Avatar, um die Zuweisung zu entfernen.

Hinweis: In der Dropdown-Liste erscheinen nur Personen, die dem Projekt als Mitglied hinzugefügt wurden.

Stunden abrechnen

Sobald im Projekt ein Stundensatz hinterlegt ist und nicht-fakturierte Stunden vorliegen, erscheint im Projekt-Header der Button → Rechnung.

Das Rechnungs-Modal zeigt:

• Liste aller abrechenbaren, noch nicht fakturierten Zeiteinträge
• Aufgabe, Mitarbeiter, Dauer, Stundensatz und berechneter Betrag je Eintrag
• Checkboxen zum Auswählen einzelner Einträge („Alle auswählen“ möglich)
• Gesamtsumme am unteren Rand

Ein Klick auf Rechnung erstellen erzeugt eine neue Rechnung im Rechnungsmodul und markiert die ausgewählten Zeiteinträge als fakturiert. Der orange Badge in der Projektliste verschwindet anschließend.

Verknüpfung mit Support-Tickets

Wird aus einer Supportanfrage eine Arbeit, übernehmen Sie den Vorgang direkt aus dem Ticket. In der Ticket-Detailansicht klicken Sie dazu auf Projekt.

Im Dialog entscheiden Sie, wohin die Aufgabe gehört:

Die Aufgabe entsteht in der ersten Spalte des gewählten Projekts, ist dem übernehmenden Mitarbeiter zugewiesen und übernimmt die Dringlichkeit des Tickets. Auf Wunsch wandert der Gesprächsverlauf in die Aufgabenbeschreibung. Im Ticket bleibt eine interne Notiz zurück, und beim nächsten Öffnen zeigt der Dialog die bereits verknüpfte Aufgabe.

So lässt sich die vollständige Kette dokumentieren: Supportanfrage → Aufgabe → Zeiterfassung → Rechnung.

Häufige Fragen