Pipeline & Kanban

Die Pipeline bildet Ihren Vertriebsprozess visuell als Kanban-Board ab. Kontakte werden durch definierte Stufen bewegt – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss. So sehen Sie auf einen Blick, wo jeder Kontakt im Vertrieb steht.

Überblick

Die Pipeline besteht aus zwei Hauptbereichen:

Kanban-Board – Die Kontaktliste als Spalten-Ansicht, gruppiert nach Vertriebsphase
Pipeline Deals – Einzelne Geschäftschancen pro Kontakt mit Wert, Wahrscheinlichkeit und Abschlussdatum

Kanban-Board

Statt der klassischen Tabelle können Sie Kontakte auch als Kanban-Board darstellen. Kontakte werden dabei nach Ihrem Octoserv-Status in Spalten gruppiert.

Kanban-Ansicht aktivieren

Gehen Sie zu Kontakte
Klicken Sie auf das Zahnrad-Icon (Ansicht konfigurieren)
Aktivieren Sie die Option „Kanban-Board“
Speichern Sie die Ansicht

Der Kanban-Modus wird pro Ansicht gespeichert – Sie können also eine Ansicht als Tabelle und eine andere als Kanban-Board konfigurieren.

Bedienung

Drag & Drop: Verschieben Sie Kontakte per Drag & Drop von einer Spalte in die nächste. Der Status des Kontakts wird automatisch aktualisiert.
Spalten: Jede Spalte entspricht einem Octoserv-Status (z. B. „Erstkontakt“, „Angebot erstellt“, „Verhandlung“).
Umschalten: Zwischen Tabellen- und Kanban-Ansicht können Sie jederzeit per Button wechseln.

Berechtigung

Der Kanban-Button erscheint nur für Benutzer mit Pipeline-Berechtigung. Diese wird in der Berechtigungsmatrix unter Einstellungen › Benutzer pro Benutzer aktiviert (Checkbox „Pipeline“).

Pipeline Deals

Deals sind konkrete Geschäftschancen innerhalb der Pipeline. Jeder Deal ist einem Kontakt zugeordnet und enthält Informationen wie Wert, Wahrscheinlichkeit und voraussichtliches Abschlussdatum.

Deal-Box in der Kontakt-Detailansicht einrichten

Die Pipeline-Deal-Box muss zunächst zum Layout hinzugefügt werden:

Öffnen Sie einen beliebigen Kontakt
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Icon (Layout anpassen)
Ziehen Sie die Box „Pipeline Deal“ per Drag & Drop in die gewünschte Spalte
Speichern Sie das Layout

Deal erstellen

Öffnen Sie die Kontakt-Detailansicht
In der Pipeline-Deal-Box klicken Sie auf das +-Symbol
Füllen Sie die Deal-Daten aus:
- Deal-Titel – z. B. „Neukunde XY“
- Deal-Wert (€) – Erwarteter Umsatz
- Status – Aktuelle Vertriebsphase
- Statuslevel – Feinabstufung innerhalb der Phase (falls konfiguriert)
- Wahrscheinlichkeit (%) – Abschlusswahrscheinlichkeit
- Priorität – Niedrig, Normal oder Hoch
- Voraussichtlicher Abschluss – Zieldatum
Optional: „Als primären Deal markieren“ – Der primäre Deal bestimmt den Status des Kontakts
Klicken Sie auf Speichern

Deal bearbeiten und löschen

Bearbeiten: Klicken Sie auf das Stift-Icon neben dem Deal. Das Bearbeitungsformular öffnet sich mit den aktuellen Daten.
Löschen: Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon. Bestätigen Sie die Löschung im Dialog.

Primärer Deal

Ein Kontakt kann mehrere Deals haben, aber nur einer davon ist der primäre Deal. Der primäre Deal bestimmt den aktuellen Status des Kontakts in der Pipeline. Wenn Sie einen neuen Deal als primär markieren, verliert der bisherige primäre Deal diesen Status automatisch.

Pipeline einrichten

Die Stufen der Pipeline entsprechen den Optionen des Kontaktstatus – Sie pflegen sie deshalb nicht in der Pipeline, sondern beim Status selbst. Wird ein Status umbenannt, hinzugefügt oder entfernt, zieht die Pipeline automatisch nach. So können Status und Stufe nicht auseinanderlaufen.

Gehen Sie zu Funktionen › Zusatzfelder
Öffnen Sie das Feld Status und pflegen Sie dort die Optionen und ihre Reihenfolge (z. B. Erstkontakt, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Abgeschlossen)
Speichern – die Stufen der Pipeline entstehen und sortieren sich danach automatisch

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Kontrolle: Unter Einstellungen › Pipelines sehen Sie, welche Stufen daraus entstanden sind, wie viele Deals in jeder Stufe liegen und welchen Wert sie haben – dazu Gesamtwert, den nach Wahrscheinlichkeit gewichteten Wert und den Durchschnitt.

Octoserv arbeitet mit genau einer Pipeline. Stammen aus früheren Versionen weitere, zeigt die Seite sie Administratoren an und bietet an, sie zu entfernen – sofern keine Deals mehr daran hängen.

Automatisierung mit dem Flow-Editor

Die Pipeline lässt sich mit dem Flow-Editor automatisieren:

Trigger (Auslöser)

Trigger	Beschreibung
Auftrag verschoben	Wird ausgelöst, wenn ein Auftrag in eine andere Pipeline-Phase verschoben wird

Aktionen

Aktion	Beschreibung
Auftrag erstellen	Erstellt einen neuen Auftrag in der Pipeline für den Kontakt
Deal erstellen	Erstellt einen neuen Deal in der Octoserv-Pipeline

Tipps & Best Practices

Statuslevel nutzen: Wenn Ihre Vertriebsphasen feiner unterteilt werden sollen, konfigurieren Sie Statuslevel unter Einstellungen. Die Pipeline filtert die Statuslevel automatisch passend zum gewählten Status.
Primären Deal setzen: Bei mehreren Deals pro Kontakt immer einen als primär markieren – so bleibt der Kontaktstatus aktuell.
Kanban-Ansicht als Startansicht: Erstellen Sie eine gepinnte Ansicht mit aktiviertem Kanban-Modus, damit der Vertrieb direkt im Board-Modus startet.
Flows für Automatisierung: Nutzen Sie den Flow-Editor, um bei Phasenwechseln automatisch E-Mails zu senden oder Aufgaben zu erstellen.