PLZ-Verteilung

Die PLZ-Verteilung gibt jedem neuen Kontakt automatisch den Berater, der für seine Region zuständig ist. Grundlage ist die Postleitzahl im Kontakt. Wer welches Gebiet betreut, legen Sie einmal fest – danach läuft die Zuordnung von selbst, im Flow, beim Import und im Chat.

Die eine Regel, die alles bestimmt

Steht am Kontakt bereits ein Berater, bleibt er stehen. Ausnahmslos. Ein Kunde, der nach Monaten wiederkommt, landet wieder bei seinem Berater – auch wenn das Gebiet inzwischen jemand anderem gehört und egal, ob er über ein Formular, den Chat oder einen Import hereinkommt.

Nur wenn kein Berater eingetragen ist, entscheidet die Postleitzahl. Greift dafür keine Regel, kommt der Standard-Berater zum Zug. Ein Wechsel des Beraters geschieht ausschließlich von Hand am Kontakt – keine Automatik überschreibt ihn.

Überblick

Der erste Reiter zeigt auf einen Blick, wie gut Ihre Gebiete besetzt sind: wie viele der hundert zweistelligen Bereiche von 00 bis 99 abgedeckt sind, wie viele Gebiete jeder Berater betreut, wer heute vertreten wird und wer bei mehreren Beratern als Nächstes an der Reihe ist.

Die roten Felder sind der wichtigste Blick für die Gebietsplanung: Postleitzahlen aus diesen Bereichen fallen auf den Standard-Berater zurück. Gelb markiert heißt, dass es genauere Regeln innerhalb des Bereichs gibt, aber keine für den ganzen Bereich.

Gebiete festlegen

Reiter Gebiete mit Eingabefeldern, Berater-Chips und der Gebietsliste — Ein Gebiet besteht aus einer Postleitzahl und den Beratern, die dafür zuständig sind

Wie genau soll die Regel sein?

Sie geben zwei bis fünf Ziffern an. Eine kürzere Angabe gilt für alle Postleitzahlen, die damit beginnen.

Eintrag	gilt für
20	20000 bis 20999
203	20300 bis 20399
20355	genau diese eine Postleitzahl

Beide dürfen nebeneinander bestehen. Octoserv sucht immer von genau nach grob: erst die volle Postleitzahl, dann eine Stelle weniger, bis hinunter auf zwei Stellen. Der erste Treffer gewinnt.

Ein Beispiel: Gibt es die Gebiete 20 und 203, dann greift für 20355 die Regel 203 – sie ist die genauere. Eine Postleitzahl wie 20999 fällt dagegen bis auf 20 durch. Die Spalte „Überschneidung“ in der Liste zeigt Ihnen diese Beziehungen an, damit Sie nicht raten müssen.

Einen ganzen Bereich auf einmal

Neben der Postleitzahl steht ein zweites Feld. Tragen Sie dort ein Ende ein, entstehen alle Gebiete dazwischen: 61 bis 65 ergibt fünf einzelne Gebiete. Anfang und Ende brauchen dabei gleich viele Ziffern – „20 bis 205“ wären zwei verschiedene Genauigkeiten und wird abgelehnt.

Bestehende Gebiete im Bereich werden dabei überschrieben. Octoserv nennt Ihnen anschließend ausdrücklich, welche das waren.

Mehrere Berater in einem Gebiet

Klicken Sie einfach mehrere Namen an. Die Kontakte werden dann reihum verteilt – der erste geht an den ersten Berater, der zweite an den zweiten, und so weiter. Die Reihenfolge Ihrer Auswahl ist zugleich die Reihenfolge im Wechsel.

Wer zuletzt an der Reihe war, sehen Sie im Überblick. Dort lässt sich die Reihenfolge für ein Gebiet auch zurücksetzen – der nächste Kontakt geht dann wieder an den ersten Berater.

Ausland

Trägt ein Kontakt ein anderes Land als Deutschland, greifen die Regeln aus diesem Reiter. Das Länderkürzel besteht aus zwei Buchstaben, etwa AT für Österreich oder CH für die Schweiz.

Die Postleitzahl können Sie leer lassen – dann gilt die Regel für das ganze Land. Tragen Sie eine ein, gilt dieselbe Genauigkeitsregel wie im Inland: die passendste gewinnt.

Vertretung bei Urlaub und Krankheit

Reiter Vertretung mit Zeitraum, Vertreter und Zustand — Abwesenheiten wirken von selbst – sie beginnen und enden an den eingetragenen Tagen

Tragen Sie einen Berater mit Zeitraum als abwesend ein. Die Vertretung greift ab dem Starttag und endet von selbst – niemand muss daran denken, sie wieder abzuschalten. Sie können einen Urlaub also Wochen im Voraus eintragen.

Fall	Was geschieht
Vertreter hinterlegt	Der Vertreter übernimmt die Kontakte des Abwesenden.
Kein Vertreter, mehrere Berater im Gebiet	Der Abwesende fällt aus der Reihe, die übrigen teilen sich das Gebiet.
Kein Vertreter, allein zuständig	Der Standard-Berater übernimmt.

Wichtig: Ihre Gebiete bleiben unberührt. Nach dem Urlaub ist alles wieder wie vorher. Und die Reihenfolge bei mehreren Beratern gerät nicht durcheinander – sie läuft weiter wie geplant, nur der Abwesende wird übersprungen.

Vorab prüfen

Reiter Test mit Eingabe einer Postleitzahl — Geben Sie eine Postleitzahl ein und sehen Sie, wer zuständig wäre

Der Test zeigt Ihnen, welcher Berater für eine Postleitzahl zuständig wäre, welche Regel dabei greift und ob gerade eine Vertretung einspringt. Es wird dabei nichts verändert – weder ein Kontakt noch die Reihenfolge bei mehreren Beratern.

Import und Export

Für größere Änderungen können Sie Ihre Gebiete ausgeben, in einer Tabelle bearbeiten und wieder einlesen. Beim Einlesen werden vorhandene Einträge aktualisiert und neue ergänzt – es wird nichts gelöscht.

Die Datei nutzt Semikolon als Trennzeichen. Die erwarteten Kopfzeilen stehen unter dem Formular; in der Spalte für die Berater stehen deren Benutzerkennungen, durch Komma getrennt. Am einfachsten geben Sie zuerst aus und nehmen die Datei als Vorlage.

Einstellungen

Der Standard-Berater bekommt alle Kontakte, für die keine Gebietsregel passt. Ohne ihn bleiben solche Kontakte ohne Zuordnung – die Seite weist Sie darauf hin, wenn hier niemand eingetragen ist.

Die Protokollierung hält jede Zuweisung fest: welcher Kontakt, welche Postleitzahl, welche Regel und welcher Berater. Das hilft, wenn Sie einer Zuordnung im Nachhinein nachgehen wollen.

Im Flow verwenden

Damit die Zuordnung greift, muss sie im Flow aufgerufen werden. Dafür gibt es zwei Wege:

Den Schritt „PLZ Berater“ an die passende Stelle im Flow setzen. Er hat nichts einzustellen.
Eine Plugin-Aktion mit dem Aktionsnamen plz_ap – für bestehende Flows, die diesen Weg schon nutzen.

Zusätzlich greift die Zuordnung automatisch, sobald sich die Postleitzahl eines Kontakts ändert, sowie beim Import und in der Leadgenerierung. In allen Fällen gilt die Grundregel: ein vorhandener Berater bleibt.

Ohne Postleitzahl geschieht nichts. Kommt ein Kontakt ohne Postleitzahl herein, wird kein Berater zugewiesen. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Formulare die Postleitzahl abfragen.

Zusammenspiel mit dem Chat

Meldet sich jemand über den Verkaufschat, bekommt das Gespräch derselbe Berater, der auch am Kontakt steht. Ist der Kontakt neu und trägt eine Postleitzahl, entscheidet die Gebietsregel; ist er bereits bekannt, geht das Gespräch an seinen bestehenden Berater.

Ob der Chat nach der Postleitzahl fragt, stellen Sie unter Einstellungen › LiveChat ein. Ist die Abfrage eingeschaltet, ist die Angabe für den Besucher Pflicht – nur so landet jede Anfrage sicher beim zuständigen Berater.

Voraussetzungen

Das Modul PLZ-Verteilung muss aktiv sein.
Die Berater sind Octoserv-Benutzer – eine eigene Verkäufernummer gibt es nicht mehr.
Ein Berater braucht das Recht, Kontakte zu bearbeiten. Fehlt es ihm, kann er nicht als Berater eingetragen werden.
Am Kontakt muss eine Postleitzahl stehen.