Funktionen
Unter Funktionen finden Sie zusätzliche Werkzeuge, die Ihnen die tägliche Arbeit mit Octoserv erleichtern. Klicken Sie in der Seitennavigation auf Funktionen und wählen Sie das gewünschte Werkzeug aus.
Verfügbare Funktionen
| Funktion | Was sie macht | Mehr erfahren |
|---|---|---|
| Ansicht anpassen | Anzeigedichte und Farbschema pro Benutzer: Standard oder Kompakt für kleinere Bildschirme, hell oder dunkel für die Augen. Die Schalter stehen auf jeder Seite unten in der Navigation. | Zur Anleitung |
| Chat | Echtzeit-Chat mit Website-Besuchern (Verkaufs-Chat mit PLZ-basiertem Routing) und interner Direkt-Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Besucher werden automatisch als Kontakte angelegt. | Zur Anleitung |
| WhatsApp als Gesprächsweg im Chat: Kunden schreiben per WhatsApp, Sie antworten aus Octoserv. Vorlagen, Kampagnen über den Kampagnenmanager mit Kostenvorschau, Einwilligung mit STOP, WhatsApp-Knopf für die Website. | ||
| Support | Ticket-System für Kundenanfragen per Chat-Widget oder E-Mail. Priorisierung, SLA-Farbwarnungen, interne Notizen, Zeiterfassung und Kundenbewertung nach Abschluss. | Zur Anleitung |
| Angebote | Vollständiges Angebotswesen: Angebote erstellen, per E-Mail versenden, Kontakt akzeptiert online per Token-Link. Statusverlauf, automatische Erinnerungen, Produkt-Katalog und Branding-Vorlagen. | Zur Anleitung |
| Landingpages | KI-gestützter Landingpage-Builder: visueller Drag-and-Drop-Editor oder HTML-Import, Formular-Builder mit CRM-Feld-Zuordnung, lokales und Remote-Deployment. Voraussetzung: Landingpage-Modul aktiv. | Zur Anleitung |
| Rechnungen | Professionelle Rechnungsstellung mit Ampel-Indikatoren, Zahlungsverfolgung, Mahnwesen, wiederkehrenden Rechnungen, ZUGFeRD-konformen E-Rechnungen und PDF-Versand direkt per E-Mail. | Zur Anleitung |
| Workflows | No-Code Workflow-Management: Erstellen Sie automatisierte Geschäftsprozesse mit einem visuellen Editor. Formulare für Dateneingabe, mehrstufige Freigabeprozesse, Instanz-Tracking und Audit-Log – alles ohne Programmierung. Voraussetzung: Workflow-Modul aktiv. | Zur Anleitung |
| Projekte | Professionelles Projektmanagement mit Kanban-Board, Aufgaben, Zeiterfassung, Team-Zuweisung, Checklisten und direkter Rechnungserstellung aus erfassten Stunden. | Zur Anleitung |
| Dokumente | Gemeinsame Dateiablage des Teams: Ordner und Unterordner als Kacheln, Dokumente als Kacheln mit Vorschau oder als Liste, sortierbar, Mehrfachauswahl mit ZIP-Download, Upload per Drag & Drop, Suche über alle Ordner. | Zur Anleitung |
| Mediathek | Eigener Bildspeicher von Octoserv mit Kategorien und Unterkategorien, Kacheln oder Liste, Alternativtext und Titel, Papierkorb und Mehrfachauswahl. Ein Auswahldialog liefert die Bilder in Design-Einstellungen, E-Mail-Logo, E-Mail-Editor und Seitenbausteine; die Bildverwaltung der Website bleibt getrennt. | Zur Anleitung |
| Formulareditor | Drag-and-Drop Formularbuilder mit mehrseitigen Formularen (Seitenumbruch, Legende über dem Formular, Prüfung je Schritt), automatischer Zuordnung der Standardfelder zu den passenden Kontaktfeldern, Einbettcode und eigenen Landingpages mit frei gestaltbarem Layout, eigener Dankeseite, zentralem Spam-Schutz & Tracking (OctoLytics, GA4, Meta Pixel) und DSGVO-Consent-Banner. Der Trigger „Seite besucht“ kennt die Dankeseite eines Formulars und trägt deren Adresse selbst ein. Hochgeladene Dateien gehen als Anhang an die Benachrichtigung. | Zur Anleitung |
| Telefonie | Browser-Telefonie direkt aus Octoserv heraus. Anruf-Widget mit Notiz, Anrufstatus, Kontakt-Status und Folge-Aufgabe in einem Dialog. Zentrale Übersicht aller Anrufe mit Statistiken, Filter und Berechtigungen. | Zur Anleitung |
| Telefonassistentin | Eine Sprachassistentin nimmt Anrufe an, wenn niemand abhebt, und übergibt sie an Octoserv: Kontakt, Notiz, Berater, Terminvorschläge oder Rückruf-Aufgabe. Eingerichtet als Trigger im Flow-Editor. | Zur Anleitung |
| Dubletten | Findet doppelte Kontakte in Ihrem System und hilft Ihnen, diese zusammenzuführen oder zu bereinigen. | Zur Anleitung |
| Spam-Prüfung | Hält Bot-Kontakte aus Ihrer Kontaktliste heraus – mit lernender Musterliste, sofortiger Prüfung beim Anlegen und Reaktivierungs-Funktion für falsch markierte Kontakte. | Zur Anleitung |
| Connector | Verbindet Octoserv mit anderen Programmen, um Daten auszutauschen. | Zur Anleitung |
| PLZ-Verteilung | Gibt neuen Kontakten automatisch den Berater, der für ihre Region zuständig ist – mit Vertretung bei Urlaub und Krankheit. | Zur Anleitung |
| PLZ-Klassifizierung | Teilt Kontakte in Entfernungsklassen ein (A = nah, B = mittel, C = fern), damit Sie nahe Kontakte bevorzugt bearbeiten können. | Zur Anleitung |
| Import | Kontakte aus einer CSV-Datei (z.B. Excel-Export) in Octoserv einlesen. Ein Assistent führt Sie durch den Vorgang. | Zur Anleitung |
| Export | Kontaktdaten als CSV-Datei herunterladen – z.B. für Excel, ein anderes System oder als Sicherung. | Zur Anleitung |
| Ranking | Bewertet Ihre Kontakte automatisch mit Farben (grün = heißer Lead, rot = nicht kontaktieren). So sehen Sie auf einen Blick, wen Sie zuerst anrufen sollten. | Zur Anleitung |
| Tracking | Zeigt Ihnen, welche Kontakte Ihre externe Website besucht haben und was sie dort getan haben. | Zur Anleitung |
| RagChat (KI-Chat) | Ein KI-Chat für Ihre Website, der Besucherfragen zu Ihren Produkten oder Ihrem Unternehmen automatisch beantwortet. | Zur Anleitung |
| KI-Leadgenerierung | Findet potenzielle Kunden per KI-Suche, analysiert Firmenwebsites, bewertet Leads und importiert sie mit Ansprechpartnern nach Octoserv. Unterstützt auch CSV-Import und Webhook-Empfang von externen Tools. | Zur Anleitung |
| Security-Report | Zeigt monatlich, wie viele Angriffe auf Ihren Server abgewehrt wurden – blockierte Angreifer, an der Firewall gestoppte Zugriffe, aussortierte Spam-Mails. Als PDF herunterladbar. Belegt den Schutz Ihrer eigenen, dediziert für Sie betriebenen Umgebung. | Zur Anleitung |
| Verfahrensdokumentation | Erstellt die Verfahrensdokumentation nach GoBD, die Sie bei einer Betriebsprüfung vorlegen müssen. Was Octoserv und Ihr Server über sich wissen, wird gemessen; alles Weitere fragt ein geführter Fragebogen ab. Jede Fassung wird mit Prüfsumme eingefroren, und ein nächtlicher Abgleich meldet, sobald das Dokument nicht mehr zum tatsächlichen Vorgehen passt. | Zur Anleitung |
| Lizenzen | Zentrale Verwaltung aller Software-Lizenzen, API-Keys und Zugangsdaten. Statistikübersicht, Suche, Filter, Sortierung, Klick-Kopieren von Lizenzcodes und CSV-Export. | Zur Anleitung |
| Kalender-Synchronisation | Synchronisiert den Octoserv-Kalender bidirektional mit Google Calendar, Microsoft Outlook und CalDAV-Servern. Jeder Mitarbeiter verbindet seinen eigenen Kalender. | Zur Anleitung |
| Terminvorschläge aus Formularen | Ein Formular fragt nur die Terminpräferenz ab (Wochentage, Zeitfenster); Octoserv wählt automatisch 2–3 freie Termine (Verfügbarkeit + Kollisionsprüfung) und versendet sie als Termineinladung. Kein leeres Kalenderraster, keine manuelle Slot-Pflege. | Zur Anleitung |
| Kontakt zum Termin einladen | Beim Anlegen eines Termins erhält der Kontakt eine Einladung mit Kalender-Datei – mit persönlicher Nachricht, automatischer Anrede und Terminblock. Ob der Versand geklappt hat, meldet Octoserv sofort und hält es im Journal des Kontakts fest. | Zur Anleitung |
| Kompakte Kontaktansicht | Ein Umschalter oben rechts stellt die Kontakt-Detailansicht eine Stufe enger – für kleine Bildschirme und geteilte Fenster. Die Wahl gilt pro Benutzer für alle Detailansichten. Leere Felder sind eingeklappt und einen Klick entfernt. | Zur Anleitung |
Tipp: Falls eine Funktion bei Ihnen nicht angezeigt wird, ist das zugehörige Modul möglicherweise nicht aktiviert. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.