Veranstaltungen

Der Bereich Veranstaltungen bietet Ihnen eine vollständige Buchungs- und Event-Verwaltung – direkt in Octoserv eingebettet, ohne zusätzliche externe Tools. Verwalten Sie Einzeltermine, Gruppenveranstaltungen, Mitarbeiter und Orte an einem zentralen Ort. Ihre Kunden können über Ihre Buchungsseite selbständig Termine buchen, während Sie den gesamten Prozess überblicken und steuern.

Wofür ist diese Funktion

Mit Veranstaltungen decken Sie den gesamten Lebenszyklus einer Buchung ab: von der Erstkonfiguration Ihrer Dienstleistungen über die Terminplanung bis hin zur Kundenverwaltung. Die Funktion eignet sich sowohl für Einzeltermin-Buchungen – beispielsweise Beratungsgespräche oder Behandlungen – als auch für Gruppenveranstaltungen wie Seminare, Kurse oder Webinare mit mehreren Teilnehmern. Alle Buchungen, Buchungsseiten und Mitarbeiterverfügbarkeiten werden zentral in Octoserv gepflegt.

Hinweis: Damit der Bereich Veranstaltungen in Ihrer Navigation erscheint, muss das Buchungskalender-Modul in Ihrem Octoserv-Paket aktiv sein. Wenden Sie sich bei Fragen zur Freischaltung an Ihren Ansprechpartner.

Unterseiten / Bereiche

Der Bereich Veranstaltungen gliedert sich in acht Unterbereiche, die Sie über das Menü auf der linken Seite erreichen:

Unterbereich	Beschreibung
Dashboard	Übersicht über alle wichtigen Kennzahlen (KPIs): aktuelle Buchungen, Auslastung, anstehende Termine und Statusverteilung auf einen Blick.
Kalender	Visuelle Darstellung aller gebuchten Termine in der Tag-, Wochen- oder Monatsansicht. Ideal für die tägliche Planung.
Buchungen	Tabellarische Liste aller Einzeltermin-Buchungen mit Filterfunktion nach Datum, Status oder Mitarbeiter. Buchungsstatus können hier direkt geändert werden.
Events	Verwaltung von Gruppenveranstaltungen wie Seminaren oder Webinaren. Jede Veranstaltung verfügt über eine eigene Teilnehmerliste und Kapazitätssteuerung.
Mitarbeiter	Konfiguration von Verfügbarkeiten, Arbeitszeiten und zugewiesenen Dienstleistungen pro Mitarbeiter.
Dienstleistungskatalog	Pflege aller angebotenen Leistungen inklusive Dauer, Preis und zugehöriger Buchungsseite.
Orte	Verwaltung von Veranstaltungsorten mit Adresse und maximaler Kapazität.
Kunden	Automatisch gepflegter Kundenstamm auf Basis aller eingegangenen Buchungen – kein manuelles Anlegen erforderlich.

So verwenden Sie Veranstaltungen

Für die erstmalige Einrichtung empfehlen wir die folgende Reihenfolge, damit alle Verknüpfungen zwischen Mitarbeitern, Dienstleistungen und Orten korrekt funktionieren:

Navigieren Sie zu Veranstaltungen › Orte und legen Sie mindestens einen Veranstaltungsort an. Geben Sie Name, Adresse und Kapazität ein und speichern Sie den Eintrag.
Wechseln Sie zu Veranstaltungen › Mitarbeiter. Legen Sie Ihre Mitarbeiter an und hinterlegen Sie für jeden Eintrag die Arbeitszeiten sowie Ausnahmen (z. B. Urlaub oder Feiertage).
Erstellen Sie Ihre Leistungen unter Veranstaltungen › Dienstleistungskatalog. Definieren Sie für jede Leistung Bezeichnung, Dauer und Preis. Weisen Sie anschließend die zuständigen Mitarbeiter zu.
Prüfen Sie die automatisch generierte Buchungsseite, die Octoserv für jede Dienstleistung erstellt. Den Link finden Sie im jeweiligen Dienstleistungseintrag unter Buchungsseite.
Möchten Sie eine Gruppenveranstaltung anbieten, navigieren Sie zu Veranstaltungen › Events, erstellen Sie einen neuen Event und geben Sie Datum, Uhrzeit, Ort und Maximalkapazität an.
Eingehende Buchungen finden Sie ab sofort unter Veranstaltungen › Buchungen und im Kalender.

Hinweis: Jede Dienstleistung erhält automatisch eine eigene öffentliche Buchungsseite. Sie können den Link dieser Seite direkt auf Ihrer Website oder in Ihren E-Mails verwenden, ohne zusätzliche Konfiguration.

Dashboard

Das Dashboard unter Veranstaltungen › Dashboard zeigt Ihnen beim Öffnen des Bereichs einen sofortigen Überblick über den aktuellen Stand Ihres Buchungsbetriebs:

Anzahl der Buchungen im aktuellen Zeitraum
Anstehende Termine der nächsten Tage
Buchungen nach Status (bestätigt, ausstehend, storniert)
Auslastung nach Mitarbeiter oder Dienstleistung

Die auf dem Dashboard angezeigten Zeiträume lassen sich über den Datumsfilter oben rechts anpassen.

Kalender

Der Kalender unter Veranstaltungen › Kalender stellt alle gebuchten Termine visuell dar. Wechseln Sie zwischen den Ansichten Tag, Woche und Monat, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen oben rechts im Kalenderbereich anklicken.

Klicken Sie auf einen Termin, um Details wie Kunde, Dienstleistung, Mitarbeiter und Status zu sehen.
Termine können über den Kalender direkt geöffnet und bearbeitet werden.
Filtern Sie die Ansicht nach einem bestimmten Mitarbeiter über das Dropdown-Menü oberhalb des Kalenders.

Hinweis: Der Kalender zeigt ausschließlich Einzeltermin-Buchungen. Gruppenveranstaltungen (Events) werden im Bereich Events verwaltet und erscheinen dort in einer separaten Übersicht.

Buchungen

Unter Veranstaltungen › Buchungen finden Sie eine vollständige, tabellarische Liste aller Einzeltermin-Buchungen. Die Tabelle enthält Informationen zu Kunde, Dienstleistung, Mitarbeiter, Datum und aktuellem Status.

Buchungen filtern

Verwenden Sie die Filteroptionen oberhalb der Tabelle, um gezielt nach Buchungen zu suchen:

Datumsbereich: Schränken Sie die Ansicht auf einen bestimmten Zeitraum ein.
Status: Filtern Sie nach bestätigten, ausstehenden, abgeschlossenen oder stornierten Buchungen.
Mitarbeiter: Zeigen Sie nur Buchungen eines bestimmten Mitarbeiters an.
Dienstleistung: Filtern Sie nach einer bestimmten gebuchten Leistung.

Buchungsstatus ändern

Klicken Sie in der Buchungsliste auf die gewünschte Buchung, um die Detailansicht zu öffnen.
Wählen Sie im Feld Status den neuen Status aus dem Dropdown-Menü.
Speichern Sie die Änderung mit Aktualisieren.

Wichtig: Eine Stornierung einer Buchung lösst den Kundendatensatz nicht automatisch. Der Kunde bleibt im Kundenstamm unter Kunden erhalten.

Events

Im Bereich Veranstaltungen › Events verwalten Sie Gruppenveranstaltungen wie Seminare, Webinare oder Workshops, an denen mehrere Teilnehmer gleichzeitig teilnehmen können.

Neuen Event erstellen

Klicken Sie auf Neuer Event oben rechts.
Geben Sie Titel, Beschreibung, Datum und Uhrzeit des Events ein.
Wählen Sie einen Ort aus Ihrem konfigurierten Ortsverzeichnis aus.
Legen Sie die maximale Teilnehmeranzahl fest. Buchungen über das Limit werden automatisch abgelehnt.
Weisen Sie einen oder mehrere verantwortliche Mitarbeiter zu.
Speichern Sie den Event. Octoserv erstellt automatisch eine Buchungsseite für diesen Event.

Teilnehmerliste

Die Teilnehmerliste eines Events erreichen Sie, indem Sie in der Event-Übersicht auf den Eventnamen klicken. Sie sehen alle angemeldeten Personen mit Kontaktdaten und Buchungsstatus. Einzelne Teilnehmer können hier manuell hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt werden.

Mitarbeiter

Unter Veranstaltungen › Mitarbeiter legen Sie fest, welche Mitarbeiter für Buchungen verfügbar sind und welche Leistungen sie anbieten.

Mitarbeiter anlegen

Klicken Sie auf Neuer Mitarbeiter.
Geben Sie Name und Kontaktdaten ein.
Hinterlegen Sie die regelmäßigen Arbeitszeiten für jeden Wochentag.
Fügen Sie unter Ausnahmen individuelle freie Tage oder veränderte Arbeitszeiten hinzu (z. B. Urlaub).
Weisen Sie im Abschnitt Dienstleistungen alle Leistungen zu, die dieser Mitarbeiter erbringt.
Speichern Sie den Eintrag.

Hinweis: Ein Mitarbeiter erscheint auf der Buchungsseite nur dann als buchbar, wenn ihm mindestens eine Dienstleistung zugewiesen ist und seine Arbeitszeiten hinterlegt sind.

Dienstleistungskatalog

Der Dienstleistungskatalog unter Veranstaltungen › Dienstleistungskatalog enthält alle buchbaren Leistungen Ihres Unternehmens. Jede Leistung erhält eine eigene öffentliche Buchungsseite.

Dienstleistung anlegen

Klicken Sie auf Neue Dienstleistung.
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung der Leistung ein.
Legen Sie die Dauer in Minuten fest.
Tragen Sie den Preis ein (optional, kann auch als kostenlos gekennzeichnet werden).
Weisen Sie die Mitarbeiter zu, die diese Leistung erbringen.
Speichern Sie die Leistung. Der Link zur Buchungsseite wird automatisch generiert und ist im Datensatz unter Buchungsseite einsehbar.

Hinweis: Den generierten Buchungslink können Sie direkt in Ihren E-Mails, auf Ihrer Website oder in sozialen Netzwerken einsetzen. Kunden können über diesen Link selbständig einen Termin auswählen und buchen.

Orte

Unter Veranstaltungen › Orte pflegen Sie alle Veranstaltungsorte, die für Buchungen und Events verfügbar sind. Ein Ort kann ein physischer Raum, ein Büro, ein Veranstaltungssaal oder ein Online-Format sein.

Ort anlegen

Klicken Sie auf Neuer Ort.
Geben Sie den Namen des Orts ein (z. B. „Seminarraum 1“ oder „Online via Video“).
Tragen Sie die vollständige Adresse ein, sofern es sich um einen physischen Ort handelt.
Legen Sie die maximale Kapazität (Anzahl Personen) fest.
Speichern Sie den Eintrag.

Kunden

Der Bereich Veranstaltungen › Kunden enthält den Kundenstamm, der automatisch aus allen eingegangenen Buchungen aufgebaut wird. Jede Person, die über eine Buchungsseite einen Termin gebucht hat, erscheint hier als Kundeneintrag.

Sie können Kunden nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer suchen.
Jeder Kundeneintrag zeigt eine Übersicht aller bisherigen und zukünftigen Buchungen dieser Person.
Kontaktdaten können manuell bearbeitet werden, falls ein Kunde seine Informationen aktualisiert haben möchte.
Kunden können manuell angelegt werden, um Buchungen auch ohne Selbstbuchung zu erfassen.

Wichtig: Das Löschen eines Kundeneintrags entfernt auch die Verknüpfung zu allen zugehörigen Buchungen. Bitte prüfen Sie vor dem Löschen, ob offene oder künftige Termine betroffen sind.

Voraussetzungen

Damit der Bereich Veranstaltungen vollständig genutzt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Das Buchungskalender-Modul ist in Ihrem Octoserv-Paket aktiviert. Ist der Menüpunkt Veranstaltungen nicht sichtbar, wurde das Modul noch nicht freigeschaltet.
Mindestens ein Mitarbeiter mit hinterlegten Arbeitszeiten ist angelegt.
Mindestens eine Dienstleistung ist dem Mitarbeiter zugewiesen, bevor Buchungen über die Buchungsseite möglich sind.

Hinweis: Wenden Sie sich bei Fragen zur Modulaktivierung oder zur erstmaligen Einrichtung an Ihren Octoserv-Ansprechpartner. Wir unterstützen Sie gerne bei der Konfiguration.