Unterschriften

Mit Unterschriften legen Sie Dokumente an, die ein Kontakt online unterschreiben kann – etwa eine Einwilligung vor dem Erstgespräch oder eine Auftragsbestätigung. Sie schicken dem Kontakt einen Link, er unterschreibt im Browser, und das unterschriebene Dokument liegt anschließend bei ihm in Octoserv.

Der Dialog hat zwei Reiter:

Vorlagen – die Dokumente, die Sie zur Unterschrift versenden.
Unterschrieben – was bereits unterzeichnet wurde.

Nicht überall verfügbar: Die Schaltfläche Unterschriften erscheint nur, wenn das Vertragsmodul auf Ihrer Installation freigeschaltet ist. Fehlt sie bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner.

Unterschriften öffnen

Seitenleiste → Kampagnen → rechts in der Karte Funktionen auf Unterschriften klicken.

Uebersicht der Vertragsvorlagen — Die Vorlagenübersicht mit Titel und interner Beschreibung.

Eine Vorlage anlegen

Im Reiter Vorlagen unten rechts auf Neue Vorlage klicken.
Einen Titel vergeben – er ist für den Kontakt sichtbar.
Optional eine Beschreibung ergänzen. Sie ist nur intern sichtbar und hilft Kollegen bei der Auswahl.
Unter Tags nach dem Unterschreiben vergeben festlegen, was der Kontakt erhält, sobald er unterzeichnet hat.
Den Inhalt eintragen – den eigentlichen Text des Dokuments.
Auf Speichern klicken.

Formular einer Vertragsvorlage mit Titel, Tags und Inhalt — Beim Bearbeiten einer Vorlage: Titel, interne Beschreibung, Tags und der Dokumententext.

Zum Inhalt: Das Feld nimmt einfache HTML-Auszeichnungen an. Für Absätze umschließen Sie Ihren Text mit <p> und </p>, für fetten Text mit <strong>. Platzhalter wie {first_name} werden beim Anzeigen durch die Daten des Kontakts ersetzt – so spricht das Dokument jeden persönlich an.

Eine Vorlage versenden

Öffnen Sie eine gespeicherte Vorlage. Unten finden Sie drei Felder zum Kopieren:

Feld	Wofür
Adresse zum Versenden	Die direkte Adresse des Dokuments.
Platzhalter für E-Mails	Für Octoserv-E-Mails. Hat der Kontakt bereits unterschrieben, zeigt der Link automatisch seine unterschriebene Fassung.
Shortcode für Seiten	Zum Einbetten in eine Seite oder Landingpage.

Das Augen-Symbol in der Übersicht öffnet die Vorlage so, wie der Kontakt sie zu sehen bekommt – prüfen Sie damit vor dem ersten Versand Ihren Text.

Unterschriebene Dokumente

Im Reiter Unterschrieben sehen Sie jedes unterzeichnete Dokument mit dem Namen des Unterzeichners und dem Zeitpunkt.

Symbol	Funktion
Auge	Das unterschriebene Dokument ansehen.
Dokument	Eine PDF-Fassung erzeugen und öffnen – zum Ablegen oder Weiterleiten.
Papierkorb	Das Dokument löschen.

Unterschriebenes bleibt unverändert: Bereits unterzeichnete Dokumente lassen sich nicht mehr bearbeiten – das wäre rechtlich wertlos. Sie können sie nur ansehen, als PDF ausgeben oder löschen. Wenn sich Ihr Text ändert, passen Sie die Vorlage an; bereits unterschriebene Dokumente behalten den Stand, dem der Kontakt zugestimmt hat.

Löschen ist endgültig: Ein gelöschtes unterschriebenes Dokument lässt sich nicht wiederherstellen. Erzeugen Sie vorher eine PDF-Fassung, wenn Sie den Nachweis behalten möchten.